Utmaning
Vasaloppet har cirka 30 året runt-anställda, men under högsäsong och arrangemang utökas de till flera hundra, plus runt 4000 funktionärer. Utläggshanteringen skedde länge mer eller mindre manuellt, där de anställda fick lämna in attesterade underlag till ekonomiavdelningen. Detta skedde stötvis under hela månaden och inte sällan saknades kvitton eller underskrifter.
Utbetalningar skedde via banken istället för samlat med lön, vilket resulterade i ökad administrativ börda för ekonomiavdelningen. Eftersom Vasaloppets organisation är geografiskt spridd över landet, var det nödvändigt att implementera en digital utläggslösning. Ytterligare en anledning var att underlätta för de som arbetade hemifrån under pandemin och man ville även vara förberedda inför återöppnandet av samhället och med det fler arrangemang – vilket skulle innebära fler utlägg.
Lösning
Vasaloppet arbetar kontinuerligt med att effektivisera och digitalisera sina processer, med särskilt fokus på administrativa arbetsuppgifter. Hogias lönesystem fanns på plats i organisationen, och är något man är väldigt nöjd med. När Vasaloppet var redo att digitalisera utläggshanteringen föll valet därför självklart på OpenHR Utlägg & Resa. Appen används idag för alla typer av utlägg; från inköp av skruvar till representation. Även möjligheten med milersättning och traktamente är något som används.
Resultat
Tack vare den koppling som finns mellan lösningarna, läggs godkända utlägg automatiskt in i lönesystemet. Både ekonomiavdelningen och övriga medarbetare sparar mycket tid på att slippa den manuella hanteringen.
“Precis som Hogias andra lösningar är OpenHR Utlägg & Resa otroligt enkelt och användarvänligt. Appen skickar påminnelser när det finns rapporter att attestera, och vårt arbete går så mycket snabbare nu!”
– Linda Brandt, Löneansvarig, Vasaloppet
Kvaliteten på det som skickas in till löneavdelningen har ökat, i och med att appen läser av kvitton och automatiskt föreslår bland annat utläggskategori, datum och moms. Istället för att göra separata bankutbetalningar betalas ersättningen nu ut tillsammans med lönen. Vasaloppets medarbetare kan smidigt ta foto på kvitton och skicka in utlägg samma dag de sker, och attestanterna kan godkänna direkt i appen.
Nu när samhället börjat öppna upp, evenemang kan hållas och medarbetarna kan börja resa igen, är Vasaloppet nöjda att de har en utläggslösning på plats som håller för framtiden!
Om Vasaloppet:
Vasaloppet är en ideell verksamhet som ägs av IFK Mora Idrottsallians och Sälens IF. Vasaloppet består av drygt 30 helårsanställda som bildar en slags administrationsfunktion vars syfte är att planera och genomföra Vasaloppets olika arrangemang.
