Affärssystem för hotell & restaurang

Med effektiva system kan jag fokusera på andra bullar

Magnus Johanssons Bageri & Konditori fokuserar främst på de svenska fikaklassikerna, mazariner, kanelbullar, wienerbröd och prinsesstårtor. Företaget, som ligger i Stockholm, har 20 anställda. Linda driver och äger företaget tillsammans med sin make, Magnus Johansson som är känd från Nyhetsmorgon i TV4 och Dessertmästarna på Kanal 5. 

Linda Johansson arbetar med ekonomi, bokföring och lön ungefär 75 % av sin tid och är också väldigt involverad i marknadsföringen och driften. Det är inte sällan som hon får avbryta ekonomi- och lönearbetet för att ta hand om mer akuta frågor som rör driften i företaget. Under september 2019 bytte företaget till det webbaserade ekonomisystemet Hogia OpenBusiness Ekonomi och tilläggstjänsten Approveit.

– Vi ville ha ett system som man kan logga in i vart man än befinner sig från vilken dator man vill, berättar Linda. Det bästa med OpenBusiness är helt klart matchningen mot bankhändelser. Matchningsfunktionen kopplar en bankhändelse till en kund- eller leverantörsfaktura i min reskontra, fakturan bokas som betald och bokförs automatiskt. Eftersom OpenBusiness vet allt om bankhändelsen och fakturan så behöver jag bara godkänna. Funktionen har underlättat otroligt mycket i mitt arbete.

– Vi har jobbar också med OpenBusiness Approveit, en kanonbra funktion där alla våra leverantörsfakturor kommer in direkt i ekonomisystemet, säger Linda. Så just nu håller mina leverantörer på och uppdaterar med ny e-postadress så att alla leverantörsfakturor skickas direkt in och godkänns i OpenBusiness Ekonomi. 

Fokus på miljö och hållbarhet

Magnus Johanssons Bageri & Konditori fokuserar främst på de svenska fikaklassikerna, mazariner, kanelbullar, wienerbröd och prinsesstårtor. Linda berättar hur viktigt det är att tänka hållbart kring hela driften och hur man säkrar att man har de miljövänligaste alternativen.

– Jag söker alltid efter bra ekologiska råvaror för att kunna göra det bästa brödet, kakorna, bullarna och tårtorna. Tyvärr finns det inte alltid att tillgå men då försöker vi istället att hitta närproducerade råvaror. Kanel och kardemumma som vi använder mycket finns ju inte ens på denna sidan jordklotet så då får man försöka att säkerställa en hel exportkedja, berättar Linda. Vi försöker också gå igenom all plast vi använder och få bort så mycket som möjligt. 

– Men ibland är plast bättre än alternativet. När det till exempel gäller plastlock på take-away-muggar så är det bättre att använda plast då de miljövänliga locken är gjorda av sockerbetor från Brasilien som fraktats till Kina för tillverkning och sen fraktats hit. Då är ju den processen ändå väldigt ovänlig för miljön. 

För Linda är det som för många andra småföretagare viktigt att administrativa processer fungerar och är så automatiserade och integrerade som möjligt så att man får mer tid över till att sköta driften och fokusera på kärnverksamheten. 

– Om jag fick önska hur vår ekonomi- och lönehantering skulle se ut i framtiden så hade jag önskat att alla systemen ”pratar” ännu mer med varandra så att det blir ett automatiskt flöde och att de sen pratar med mig och säger, ”Linda, nu är det dags att rapportera moms för oktober”. Då skulle jag kunna lägga all min tid på att arbeta ännu mer hållbart och säkra kvalitén på de svenska fikaklassikerna.

Med passion för helheten

– Så ofta jag kan vandrar jag runt i huset och hjälper till där jag kan. Det är viktigt att ha den tiden för att fatta verksamheten och ha koll på helheten, berättar Fredrik Sörstrand på Varbergs Stadshotell & Asia Spa. 

Den breda stentrappan är det första som möter oss när dörrarna slås upp till Varbergs Stadshotell & Asia Spa. Huset byggdes 1902 för att agera stadshus och stadshotell i ett, och på den tiden kostade man verkligen på stadens tjänstemän vackra lokaler. Ornamenteringar, pelare, marmor, guldlampetter och en med dagens mått härligt överdimensionerad takhöjd. Under seklet som passerat har husets verksamheter växlat; bland annat har brandstation, systembolag och slakteri huserat på bottenvåningen. Byggnaden har efter hand införlivats med flera närliggande hus och består numera av tre huskroppar. Förutom 178 hotellrum finns restaurang och bar på bottenvåningen, stor konferensanläggning en trappa upp och på vindsvåningen ligger Asia Spa, en spaavdelning väl värd sitt namn. 

En leende bransch

Fredrik Sörstrand arbetar sedan sju år som ekonomichef för den mindre koncernen som bland annat inkluderar tre hotell. 

– Det här är en attraktiv och härlig bransch där alla arbetar med ett leende på läpparna i vackra miljöer, berättar Fredrik. Alla som besöker oss är här för att de vill vara här, med positiva förväntningar och glada miner. Jag gillar min roll och jag arbetar i en enhet med engagerade medarbetare som jag haft förmånen att själv få rekrytera. Dessutom ingår jag i stabsgruppen där vi arbetar med strategier för våra tre hotell samtidigt som jag är delaktig rent konkret i verksamheten. Det är fördelen med ett lite mindre företag; jag får helheten naturligt till mig. 

–För mig är det viktigt att vara en del av verksamheten, och förstå hela vår produkt. Jag är inte en enskild enhet som pysslar med siffror. Jag tror att just det är nyckeln till en modern verksamhet av idag där samarbetet och helheten står i fokus. Vi har alla en vilja att hjälpa varandra vilket också visar sig ut mot gästerna. Våra gäster kommer hit för att skämma bort sig med en härlig upplevelse och vi är bra på att hjälpa dem att uppnå det, säger Fredrik. 

Driftsäkerhet A och O

En önskvärd totalupplevelse för gästen innebär att allt måste fungera dygnet runt. Det gäller ju självklart även alla administrativa funktioner och inom hotell- och restaurangbranschen är man beroende av att de anpassade affärssystemen har en driftsäker integration med andra system. Fredrik berättar att när de upphandlade ekonomisystem för ett antal år sedan tittade på fler leverantörer men snabbt konstaterade att Hogia uppfyllde hela kravspecifikationen: avsett för små- till medelstora företag, driftsäkert, prisvärt och ett väl beprövat system där alla barnsjukdomar sedan länge är borta. Dessutom är det viktigt att rapportfunktionen är fullkomlig och enkel – de vill inte behöva komplettera med kalkylprogram som ofta blir alldeles för komplext och sårbart. 

– Vi använder Hogias ekonomisystem och elektronisk hantering för våra inkommande fakturor. Det innebär att vi har full kontroll med hög säkerhet på hela fakturaflödet; attestering, koll på var fakturan befinner sig och exakta utbetalningar i tid. Automatisering ger förutom säkerhet en tidseffektivisering där frigjord tid kan användas till annat. Och det borde ju vara självklart att en ekonom ska använda sina kunskaper från fyra års ekonomistudier till något värdeskapande istället för att flytta papper. Numera analyserar vi våra kostnader istället för att sortera dem. 

Totalt digitalt

En annan effektiv funktion är att alla attestanter har tillgång till all historik. Det tar dem maximalt tre minuter att kolla upp tidigare fakturor för att jämföra priser till exempel. Och här är ju drill down-funktionen revolutionerande där man enkelt ser hela historiken och alla detaljer. Vi har helt gått ifrån det analoga till att bli fullt ut digitala. 

För ännu snabbare tillgång till avtalspriser och villkor har vi nu också börjat kika på om den nya funktionen Hogia Avtal kan vara något för oss. Det är ju just det här som är så bra med Hogia, tycker Fredrik, Hogia har koll på helheten. En support, samma uppdateringar och integrationen är fantastisk! Och det är ju den stora vinsten; att ha båda systemen som sitter så fint ihop. 

– När vi startade upp Hogias system var integrationen till den elektroniska fakturahanteringen i stort sett unik. Och en överraskande men väldigt användbar funktion är att du kan söka verifikat från tidigare år utan att byta räkenskapsår och att du dessutom kan ångra och vända en äldre verifikation. Det är ofta små funktioner, och just sådana små detaljer som gör min dag enklare, noterar Fredrik. 

Passionerad stolthet

Husets och verksamhetens ålder innebär förstås ett åtagande med engagemang för bevarande av arkitektur och historik. Alla utrymmen och hotellrum speglar både olika epoker och inredningsintresset hos ägarna. I ägarstrukturen finns också ett djupt engagemang för kundens upplevelse, vilket naturligt sipprar ut till alla medarbetare. De arbetar efter ett eget utformat koncept – Proud with passion – som syftar till att älska sitt jobb för att dagligen kunna mäta sig mot  visionen: Service i världsklass. 

–Inom konceptet har vi ett utbildningsprogram för varje medarbetare. Där ger vi de verktyg som respektive yrkesroll kräver och motiverar varför vi gör på vårt sätt, berättar Fredrik. Inom konceptet lägger vi kontinuerliga studiebesök, bland annat till New Yorks vassaste hotell och restauranger, och vi har skapat interna sociala kanaler för att vi ska kunna dela med oss av erfarenheter och kunskap. Vi delar upp verksamheten i hårdvara och mjukvara, där byggnad och miljöer står för det hårda, och mjukheten representeras av varje enskild medarbetares bemötande och varsamma hand på varje detalj i upplevelsen. Och det är med mjukvaran vi verkligen kan differentiera oss och ge gästen ett unikt bemötande och upplevelse. Proud with passion är vår egen kravmärkning på att leverera glädje och service utöver det vanliga. På så sätt hyllar vi vår yrkesstolthet och passionen för vårt arbete, säger Fredrik. 

Ekonomisk hotellare

– En passionerad och driven personal är det som utmärker ett engagerat hotell, förklarar han vidare. Hjälpsamhet, stolthet över sitt arbete, sina medarbetare och inför gästerna. I min roll som ekonomichef visar jag engagemang genom att vara fullt delaktig i hela verksamheten, inte luta mig tillbaka med mina siffror. Jag vill känna och greppa vår produkt och vara en inspirerande del i helheten. Och jag känner mig mer som en ”hotellare” än en ekonom, skrattar Fredrik. 

Han förklarar att när ekonomisystemet är väl integrerat med hotelldatasystemet ger det livsnödvändig data. Han tar löpande fram användbara och tydliga nyckeltal som de tillsammans läser av verksamheten med. Allt finns på en bra nivå och han behöver inte gå ner för djupt för att enkelt hitta effektiva hjälpmedel. 

– Det gör att jag har kunnat skala av för att få tid till att ha full kontroll på kostnaderna och tid till verksamhetens helhet, avslutar Fredrik, reser sig ur den mjuka soffan och bjuder sedan med oss på en guidad rundtur bland designrum, modern sekelskiftesromantik och lugnande lavendeldoft.