Linda Gadd arbetar som HR-ansvarig på Nordens Ark, hon berättar att varenda krona är viktig för att stiftelsen ska kunna bedriva sin verksamhet.
– Vår verksamhet är fantastisk och komplex. Vi är en ideell stiftelse med 90-konto och verksamheten är mångfacetterad när det kommer till kompetens och arbetsuppgifter. Därför har vi flera kollektivavtal att ta hänsyn till, och då är det viktigt att vi har systemstöd, berättar Linda.
Fram tills för bara ett par år sedan använde stiftelsen papperstidrapporter som stansades manuellt in i lönesystemet. Idag arbetar Linda i HogiaLön Plus, ett system som hon verkligen uppskattar. Nordens Ark anställer många säsongsarbetare och arbetet har effektiviserats mycket för Linda genom att scheman och avvikelserapportering kan läsas in från försystemet till HogiaLön Plus.
– Jag och min kollega Sandra har ofta funderingar kring hur vi kan effektivisera lönearbetet, eller hur vi bättre kan nyttja HogiaLön Plus för en specifik uppgift eller rapport. Hogias support har superkoll på vilka behov vi har i systemet och de kan alltid besvara våra frågor. De har själva arbetat som lönespecialister, vilket gör att de kan ge oss rätt support. Outstanding helt enkelt.
Digitalisering effektiviserar
Redan innan pandemin hade Nordens Ark påbörjat sin digitaliseringsresa. Tidigare fylldes upp till 20 pärmar med leverantörsfakturor, numera är det en liten låda där leverantörsfakturorna som inte skickas digitalt till Nordens Ark sparas. Genom att digitalisera stora delar av ekonomi- och lönearbetet har de minskat pappersförbrukningen rejält, vilket också går hand i hand med stiftelsens hållbarhetsarbete.
– När pandemirestriktionerna kom och hemarbete infördes underlättade den genomförda digitaliseringen arbetet enormt mycket, säger Linda. Vi har kommit en bra bit på vägen inom ekonomiområdet men det finns fler processer som vi kan effektivisera genom digitalisering.
Susanne Geisen började praktisera som biolog på Nordens Ark år 2005. Efter att ha arbetat några år i verksamheten skolade hon om sig till civilekonom och jobbar nu som redovisningsekonom på Nordens Ark. Susanne arbetar i Hogia Ekonomi och att snabbt kunna ta fram historik eller information om leverantörerna eller olika projekt är guld värt.
– När vi får en faktura där det saknas referens och artikelbeskrivningen är till exempel ”syrsor”, då vet jag, aha, det är djurfoder, det äter ju både paddor, grodor och vissa av fågelarterna. Då ska leverantörsfakturan skickas till den arbetsledare som ansvarar för den djurarten, berättar Susanne. Genom att hantera leverantörsfakturor och bara läsa fakturatexterna, vet vi mycket om vad som händer fysiskt i verksamheten.
Hogia eInvoice och Approval underlättar enormt för Nordens Ark som sparar massor av papper och tid genom att använda elektroniska fakturor. Susanne berättar att när de inför ett nytt system, som kommer att innebära förändringar i verksamheten, är det viktigt att informera kollegorna.
– En viktig del av implementeringsarbetet när vi inför ett nytt system eller förändrar rutiner, är att förklara vinningen med förändringen för berörda kollegor så att de också förstår hur det kommer att förbättra och effektivisera deras administrativa arbetsuppgifter i slutändan.
Från vänster: Susanne Geisen, Ewa Wikberg och Linda Gadd.
Det bästa systemet
Ekonomiavdelningen är långt ifrån ensamma om att ha märkt av hur mycket effektivare det har blivit när fakturorna digitaliserats, det är något som hela verksamheten har upplevt. Ewa Wikberg, Zoologisk chef på Nordens Ark, minns mycket väl hur det var tidigare.
– Förut fick jag ägna minst en hel dag i veckan åt fakturahanteringen. Då visste jag att den dagen var körd. Då fick jag gå till postutlämningen i Mangården, hämta mina fakturor med konteringsstämpel på, gå tillbaka till min arbetsplats, se igenom fakturorna och försöka förstå vad som var vad. Ibland hade en faktura kommit fel, då fick jag ta reda på vem den faktiskt skulle till, gå till den personen och sen tillbaka. Och till sist lämna fakturan konterad till ekonomiavdelningen.
Ewa berättar att nu ser hennes verklighet helt annorlunda ut och hon har fått väsentligt mycket mer tid att lägga på hjärtat i verksamheten, nämligen djuren.
– Det här är det bästa systemet, säger Ewa om Hogia Approval Manager. Nu får jag en notis i telefonen om att jag har en leverantörsfaktura att attestera, då gör jag det på studs och skickar den vidare till den som ska ha den efter min attest. Att systemet ger mig påminnelser när jag har något att attestera uppskattar jag också mycket och jag vet att även ekonomiavdelningen gör det, då slipper de jaga mig!
Hogias första kontakt med Nordens Ark
Pege Schelander som var en av grundarna till stiftelsen Nordens Ark, frågade Åse Hogsved, som är gift med Bert-Inge Hogsved, grundaren till Hogia, om hon ville vara med i stiftelsens styrelse. Åse tackade ja till uppdraget och Hogia gav Nordens Ark möjlighet att använda Hogias bokföringssystem som genom åren har utvecklats och växt till gedigna ekonomi- och lönesystem.
Lena M Lindén (Nordens Arks tidigare vd) berättar i sin bok “Med Näbbar och klor” att under invigningen 1989 så blev hon krönt till ”Djurens drottning” av Åse Hogsved. Åse hade också smugit fram ett stort brunt paket som ställdes på scenen där bland annat kung Carl XIV Gustav satt. Kungens livvakter blev misstänksamma eftersom paketet inte var föranmält och hade ställts dit i smyg, därför skickades bombhundar fram och fick nosa på det.
”Det visade sig att i det bruna paketet stod en sprillans ny dator som vi blev omåttligt stolta över att ha i vår ägo. Men eftersom ingen av oss hade någon kunskap om hur man skulle använda den, så stod den orörd i cirka ett halvår innan jag en mörk kväll vågade smyga fram och trycka på on-knappen”, berättar Lena i sin bok.
– Nordens Ark är väldigt tacksamma för samarbetet med Hogia när det gäller system och utbildningar. Hogia är dessutom företagsfadder för Berguv. I skrivandets stund ruvar Berguvshonan på framtida avkommor, vi hoppas att hon lyckas även i år, säger Susanne.
Om Nordens Ark
Nordens Ark är en ideell stiftelse som arbetar för att ge hotade djur en framtid. Arken bedriver naturvård, uppfödning, forskning och utbildning samt arbetar med att sprida kunskap om biologisk mångfald. En del av verksamheten är förlagd i fält, både i Sverige och utomlands. Nordens Arks vision är en värld med livskraftiga populationer av djur och växter i fungerande ekosystem.
Nordens Ark arbetar med populationsförstärkande åtgärder genom att sätta ut djur i naturen och genom att förbättra de miljöer där arterna lever. I Sverige har Nordens Ark ett nationellt ansvar för uppfödning och utplantering av bland annat fjällgås och grönfläckig padda samt flera arter av skalbaggar och fjärilar. Nordens Arks uppdrag är att vara en ledande kraft i bevarandet av hotade arter och för ett hållbart nyttjande av biologiska resurser, samt att inspirera till och utbilda för ett livslångt engagemang för naturen.
