Hogias HR-strategi – Fokus på lönespecialisterna under krisen

Slopad karensdag, korttidsarbete, sänkta arbetsgivaravgifter. Under våren införde regeringen en rad åtgärder för att mildra de negativa konsekvenserna av krisen. Samtidigt medförde de ett högt tryck på företagens löneadministration. Hogia anpassade tidigt sin verksamhet för att möta kundernas ökade behov av stöd, med bland annat funktionsändringar i programmen och högsta beredskap i supporten. Erik Douglasson, en av Hogias främsta löneexperter, berättar mer om Hogias strategi för att hjälpa företag att effektivisera sin HR- och löneadministration.

Att administrera ändringar i lagar och regler är vardag för en lönespecialist. Men det här året har hittills varit en utmaning. Regeringen har på kort tid och med ovanligt kort varsel, infört flertalet åtgärder för att underlätta för landets arbetsgivare och arbetstagare i spåren av krisen.

– Redan tidigt i april gjorde vi nödvändiga ändringar i våra program, som bland annat reglerade sänkta arbetsgivaravgifter, vilket sparade mycket tid för lönespecialisterna. Vi har också fokuserat på vår supportfunktion, för att säkerställa att våra supportmedarbetare har rätt kompetens för att kunna hjälpa våra kunder att hantera de nya åtgärderna på bästa sätt, säger Erik Douglasson. 

Det är ett hundratal medarbetare som arbetar i Hogias support. Förutom kunskaper inom löneadministration har de kompetens inom specifika branscher. Trots den ökade belastningen under våren har tillgängligheten till supporten varit lika hög som i vanliga fall.

– De vanligaste frågorna har kretsat kring avstämningar för korttidsarbete. Från början var regelverket otydligt. Tillsammans med branschorganisationen SRF Lönsam hade vi en dialog med Tillväxtverket, som bland annat resulterade i en förlängning av avstämningsperioderna för att ge löneadministrationen bättre förutsättningar att hinna med avstämningarna. Dock är regelverket ännu inte helt enkelt att tyda, säger Erik Douglasson.

När det gäller produktnyheter har Hogia lanserat tre produkter hittills under 2020, i syfte att underlätta och effektivisera för lönespecialisten. Hogia Signit är en digital signeringslösning som tar bort behovet av att skriva ut och skicka fysiska dokument för signering, till exempel underlag som reglerar korttidsarbete. OpenHR Utlägg & Resa digitaliserar hanteringen av företagets alla kvitton, utlägg och reseräkningar.

OpenHR Tid lanserades i juni. Det är ytterligare en molnbaserad tjänst i OpenHR-familjen. Medarbetaren kan själv rapportera sina avvikelser mot ordinarie schema, en enkel produkt som är lätt att implementera, vilket medför att det lönar sig även för små grupper av anställda.

– Just nu arbetar vi med en funktion för medarbetarregister i molnet, som jag vet att många har väntat på. I dag är det mycket information om varje anställd som lönespecialisterna måste hålla reda på. Ett digitalt medarbetarregister samlar all information, som till exempel anställningstid och löneuppgifter. Fler funktioner inom ett företag kan få tillgång till informationen, vilket kommer att underlätta för lönespecialisten och frigöra tid för att fokusera på andra, mer värdeskapande uppgifter. Vi ser fram emot en händelserik höst, avslutar Erik Douglasson.