När du blivit inbjuden att använda Hogia OpenHR Utlägg & Resa genereras ett välkomstmail med information och en länk till att aktivera ditt användarkonto. Inbjudan kommer från din arbetsgivare. Aktivera ditt användarkonto och ladda därefter ner Appen Hogia OpenHR Utlägg & Resa från App Store eller Google Play. Öppna Appen och logga in med dina användaruppgifter. Du kan även logga in genom https://hogia.findity.com/

Klicka på + (plustecknet) och välj Nytt utlägg.

Kameravyn öppnas och du kan nu fotografera ditt kvitto. 

Kvittot analyseras och utläggskategori, belopp, moms, datum och valuta föreslås automatiskt. Kontrollera den föreslagna informationen som appen tolkat av kvittot. Är det något som behöver ändras, klicka då på fältet som behöver ändras och fyll i informationen manuellt. Fyll i återstående information om utlägget i respektive fält samt utläggskategori om inte appen gjort det åt dig.

Vilka informationsfält du ska fylla i ställs in av den person som administrerar inställningarna för den organisation du gör utlägget för.

Observera att om organisationen använder sig av kontrollnummer finns ett unikt nummer för varje kvittoregistrering och det syns i kameravyn, skriv då det numret på kvittot innan det fotograferas. 

När du är klar med dina inställningar klickar du på Spara.

Registrera traktamente – inrikes
Klicka på + (plustecknet) och välj Nytt traktamente.

Välj kategorin för traktamente inrikes. Fyll i information om din resa. Vid traktamente inrikes behöver du ange resmål samt tid då resan påbörjades och avslutades.

Under Kost och logi, anger du de utgifter som företaget bekostat åt dig.

När du är klar klickar du på Spara.

Registrera traktamente – utrikes
Klicka på + (plustecknet) och välj Nytt traktamente.

Välj kategorin för traktamente utrikes. Fyll i informationen om din resa. Vid traktamente utrikes behöver du ange när resa påbörjades i Sverige, vart du rest samt ankomsttid till destinationen. Slutligen fyller du i avgångstid från landet du besökt samt när resan avslutades i Sverige.

Det går även att lägga till ytterligare resmål om flera länder har besökts.

När du är klar klickar du på Spara.

Utläggen sparas på sidan Översikt under Ej inskickade utlägg.

Klicka på + (plustecknet) och välj Skapa utläggsrapport.

Namnge din utläggsrapport och bocka i de utlägg som ska ingå i rapporten.

Klicka på Förhandsgranska för att förhandsgranska rapporten. Kontrollera att all information och bilder är korrekta.

Klicka på Spara om du vill spara din utläggsrapport och färdigställa senare. Du hittar din sparade rapport på Översikt under Ej inskickade rapporter.

Vill du skicka in utläggsrapporten direkt klickar du på Skicka rapport. Rapporten skickas då till din organisation som hanterar den vidare.

Om du får kvitton till din mail kan du enkelt vidarebefordra dessa till expense@hogia.findity.com. Du måste maila in från den mailadress som du loggade in med eller lägga till ytterligare en mailadress. Detta gör du i så fall under Inställningar, välj plustecknet vid Ytterligare e-postadresser och skriv in din nya mailadress. Du kommer nu få en validering till den nya angivna adressen.

Du har förmodligen lagt till bilden i rutan Bilagor (ej kvitto) istället för som Underlag för utlägg (kvitto).

Du väljer själv vilket lösenord du vill ha genom aktiveringslänken som går ut till dig via mail. Vill du byta lösenord kan du antingen gå till Inställningar – Byt lösenord eller välja att be om ett nytt lösenord vid inloggningen.

Nej du behöver skriva en ny varje gång.

Ändra språk i appen:
Språket i appen styrs av vilket språk och region du har inställt på din mobiltelefon. Har du valt svenska på mobilen kommer språket i appen vara svenska. Om du väljer annat språk än svenska kommer appen växla till engelska.

Ändra språk på webbsidan:
På webbsidan ändrar du språket under Inställningar i vänstermenyn i Privat läge. Klicka på pilen vid Språk och välj vilket språk du vill byta till. I dagsläget har vi stöd för svenska, norska och engelska.

I appen för Hogia OpenHR Utlägg & Resa går du in under Inställningar. Där finns ett alternativ Använd den manuella kameravyn.

Om den inställningen är avstängd kan du samtidigt som du fotar kvittot beskära bilden. Du får då upp ett rött fält i kameravyn, vinkla kameran så att fältet täcker hela ditt kvitto och ta bild.

När du fotar ett kvitto i appen Hogia OpenHR Utlägg & Resa läser den automatiska analysen av kvittot. Den tolkar utläggskategori, datum, belopp, moms och valuta. När allt är klart ser du symbolen



Under Inställningar som användare har du möjlighet att slå av den automatiska analysen om du hellre vill fylla i informationen själv. Bocka i så fall ur Aktivera automatisk tolkning/analys av kvitto. Du kan när som helst bocka i rutan igen.

Kontrollera alltid de värden som tolkats. Det kan finnas olika parametrar som kan spela in när ett kvitto analyseras, till exempel suddig bild, utländskt kvitto eller att kvittot är fotat snett.

Om du inte hittar svar på din fråga så kontakta din arbetsgivare, så hjälper hen dig vidare.