Ibland beskrivs arbetet med årsredovisningen som den sista administrativa arbetsprocessen som företag inte lyckats digitalisera. Dels handlar det om att det saknats lösningar för att signera årsredovisningar digitalt och dels handlar det om att företaget har behövt skicka in en kopia av årsredovisningen på papper till Bolagsverket.
Tack och lov har detta nu snabbt förändrats. Lösningar som håller juridiskt för att signera årsredovisningar digitalt har tagits fram och Bolagsverket har sedan 2018 skapat nya möjligheter att lämna in årsredovisningar digitalt. Det mesta talar också för att vi inom kort kan förvänta oss att det kommer bli obligatoriskt att lämna in årsredovisningen digitalt.
Den analoga idiot-loopen
Det har till och med varit så tokigt att företagen oftast producerat årsredovisningen digitalt, sedan har den skrivits ut på papper, skickats runt till olika parter tillsammans med revisionsberättelse och fastställelseintyg för att signeras och slutligen postats till Bolagsverket. Hos Bolagsverket har årsredovisningarna skannats in på nytt för att bli digitala. Hos Kreditupplysningsbolagen som snabbt vill få ut informationen till olika användare av den ekonomiska informationen har ett stort antal personer suttit på olika ställen i världen och knappat in siffrorna från de inskannade årsredovisningarna så att de blir möjliga att stoppa in i databaser. Företagen har sedan köpt tillgång till dem via olika typer av tjänster. Det här låter ganska galet och Bolagsverket har kallat det den ”analoga idiot-loopen”. Genom att årsredovisningarna nu lämnas in digitalt till Bolagsverket så kommer informationen omedelbart vara möjlig att konsumera och vi kan sannolikt förvänta oss att fler kommer använda den direkt från primärkällan Bolagsverket i framtiden. Sannolikt kommer den också att bli billigare att använda.
Inlämning av årsredovisningen i praktiken
För att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket behöver företaget använda en programvara som stödjer en sådan inlämning vilket ofta är samma program som man upprättar bokslutet i. En utmaning som har funnits med den digitala inlämningen är att årsredovisning och revisionsberättelse har behövt slås samman innan den skickas in till Bolagsverket. Det har inneburit att företaget, redovisningsbyrån och revisorn har behövt komma överens om hur det här skall gå till. Nu har Bolagsverket precis meddelat att de under december kommer med en förbättrad lösning där årsredovisning och revisionsberättelse kan lämnas in separat vilket är smidigt. Bolagsverket har idag möjlighet att ta emot digitalt för K2 och K3-bolag och kommer under 2020 också att kunna ta emot K3-koncern.
Läs mer hos Bolagsverket om bakgrunden till den Digitala inlämningen,
https://bolagsverket.se/om/oss/utveckling-av-digitala-tjanster/digital-ingivning/digital-inlamning-av-arsredovisning-1.14314
