Martin Thulin, Produktägare Hogia Signit
Att kunna använda ett digitalt verktyg för att signera olika dokument som ska vara juridiskt bindande underlättar för många företag i en tid då många arbetar hemifrån. Det kan till exempel handla om signering av offerter, sekretessavtal, anställningsavtal, serviceavtal och till och med en årsredovisning eller en revisionsberättelse.
Effektivt granskningsflöde
Antalet dokument som ett företag hanterar är omfattande och kräver mycket administration. En elektronisk signeringslösning minskar pappershanteringen och företag slipper skicka runt viktiga dokument via brev eller internpost mellan olika funktioner. Istället får alla dem digitalt och rätt person kan skriva under i rätt ordning, var den än befinner sig. Digital signering går mer och mer mot att bli en standard och det sparar både tid och effektiviserar granskningsförfarandet.
Säkerhet och digitala underskrifter
De allra flesta dokument får signeras elektroniskt. Ett av få undantag är köp av fastighet. I vissa fall ställer lagen specifika krav på vilken typ av signering som ska användas, ett sådant exempel är Årsredovisningslagen. Den säger att en elektronisk underskrift av en årsredovisning eller revisionsberättelse ska vara en så kallad ”Avancerad Elektronisk Underskrift” enligt definitionen i EIDAS. EIDAS är en EU-förordning som bland annat ställer krav på olika signeringstyper. Att enbart använda BankID är inte tillräckligt i dessa fall.
Det är därför viktigt att företag vet att det är de själva som har ansvar att säkerställa att den digitala signeringslösningen de använder håller rätt nivå.
Digital anpassning i en tuff tid
Just nu är arbetsprocesserna förändrade för många företag. Mycket är inte sig likt i vår arbetsvardag men vi får göra vårt bästa för att anpassa oss. Med rätt digitala verktyg kan oftast en verksamhet flyta på och vi kan sköta våra arbetsuppgifter var vi än befinner oss.
