Vem bär ansvaret?
Verksamhetens företagsform avgör vem som står ansvarig för att arkiveringen görs på ett korrekt sätt. I en enskild näringsverksamhet är det alltid den fysiska personen som bär ansvar för att arkiveringen av företagets räkenskapsinformation, utrustning och system är lagenlig. Om den enskilda verksamheten sedan överlåts behåller överlåtaren arkiveringsskyldigheten.
I en juridisk person är det den juridiska personen som sådan som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs, exempelvis VD, styrelsen eller den som faktiskt har hanterat arkiveringen. Om bolaget överlåts övergår skyldigheten till de som tar över.
Hur lyder lagen?
Kravet på arkivering innebär att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt, det vill säga på ett sätt där informationen inte riskerar att förstöras eller försvinna. Enligt bokföringslagen måste räkenskapsinformationen förvaras i Sverige under sju kalenderår efter det år då det aktuella räkenskapsåret avslutades. Att Sverige är specificerat är framför allt viktigt för den som sparar informationen digitalt och arkiverar sin räkenskapsinformation i en molntjänst. Man behöver då försäkra sig om att molntjänsten har sin lagring i Sverige.
Det finns dock undantag från regeln – ett företag får under vissa förutsättningar förvara maskinläsbara medier samt hålla maskinutrustning och system tillgängliga i ett annat land. Om villkoren för en sådan förvaring är uppfyllda behöver företaget bara göra en anmälan om detta till Skatteverket. Det andra landet ska antingen vara ett EU-land eller ett land utanför EU som Sverige ingått avtal med om rättsligt instrument med rättsverkningar som motsvarar EU-reglerna. Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska ansöka om deras tillstånd för att få förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning och system utomlands.
Att räkenskapsinformationen ska sparas under lång tid kan också vara en utmaning – framför allt när man byter system. Det är viktigt att systemet har en arkiveringsfunktion, så att det är enkelt att exportera ut den räkenskapsinformation man vill arkivera. Om du känner dig osäker kan det vara bra att dubbelkolla så att ditt system erbjuder en arkiveringsfunktion, och att denna funktion lever upp till lagstiftningens krav.
Vad ska arkiveras?
Det som enligt lagstiftningen utgör räkenskapsinformation och som ska arkiveras kan delas upp i tre kategorier: primär räkenskapsinformation, avtal och andra viktiga handlingar samt övrig räkenskapsinformation.
a) Primär räkenskapsinformation
– Öppningsbalansräkning
– Grundbokföring och huvudbokföring
– Sidoordnad bokföring
– Verifikationer och handlingar som verifikationer hänvisar till
– Systemdokumentation och behandlingshistorik
– Årsredovisning, årsbokslut respektive förenklat årsbokslut
– Specifikation av balansräkningsposter
b) Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Exempel på sådana handlingar är beslutsprotokoll, tillståndsbevis, företagsinteckningsbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev.
c) Övriga uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen. Det kan exempelvis vara instruktioner om redovisningsprinciper, krypteringsnycklar, kontoutdrag och inventeringslistor.
Det förefaller uppenbart att ett enda filformat inte kan innehålla alla dessa uppgifter och samtidigt leva upp till bokföringslagens krav på arkivering. För att kunna arkivera uppgifter digitalt så är det nödvändigt att använda sig av en kombination av olika dokument och filformat.
