Swish är ett elektroniskt betalningsmedel och betalning med Swish ska därför bokföras vid samma tidpunkt som betalning med andra elektroniska betalmedel, till exempel kontokort. Betalningssättet avgör inte hur en försäljning ska bokföras så försäljning mot Swish bokförs på samma sätt som övrig försäljning och med motsvarande underlag.
Verifikation*
Alla affärstransaktioner/försäljningar i ett företag ska dokumenteras med en verifikation som innehåller ett antal obligatoriska uppgifter. Om företaget upprättar kvitton används de som verifikationer. Det finns inget krav på att bifoga en sammanställning av Swish-betalningarna till verifikationerna, men en sådan kan underlätta vid avstämningen av företagets bankkonto. Företaget kan tillämpa regeln om bokföring i sammandrag av likartade affärshändelser under en dag.
Företag som inte upprättar kvitton kan använda specifikationen över Swish-betalningarna från banken som verifikation för varje försäljning. Finns inte en sådan specifikation kan kontoutdraget från banken användas. Företaget behöver komplettera med de uppgifter som saknas för varje försäljning för att respektive verifikation ska uppfylla lagens krav på uppgifter i en verifikation.
Verifikationer vid kassaregister
Om Swish-betalningarna tillsammans med kortbetalningar och betalning med sedlar och mynt överstiger fyra prisbasbelopp, det vill säga 186 000 kr för inkomståret 2019, måste företaget normalt ha ett certifierat kassaregister. I företag som använder kassaregister och tillämpar reglerna om gemensam verifikation vid kontantförsäljning ska den gemensamma verifikationen omfatta en dags försäljning och bestå av tömningskvitton och kontrollremsor/journalminnen. Det ska även ingå sammanställningar över försäljningen mot kontokort och andra elektroniska betalningsmedel. Reglerna om gemensam verifikation vid kontantförsäljning får användas om företagets kontantförsäljning avser mindre belopp.
Gemensam verifikation utan kassaregister
En gemensam verifikation i företag som inte använder kassaregister ska bestå av en kassarapport per kassa och omfatta en dags försäljning. I den gemensamma verifikationen ska det även ingå sammanställningar över försäljningen mot kontokort och andra elektroniska betalningsmedel. Om inte banken tillhandahåller en separat specifikation över Swish-betalningarna kan kontoutdraget från banken användas som sammanställning av dessa betalningar.
Läs mer på Bokföringsnämndens hemsida.*Verifikation
Kort är en verifikation ett underlag för poster i bokföringen. Lite längre förklarat så är en verifikation ett skriftligt dokument, till exempel ett kvitto, en faktura, ett skuldebrev, ett kontoutdrag eller ett annat underlag som visar att en affärshändelse inträffat. (Det är viktigt att varje kontoutdrag kompletteras med underlags som visar vad transaktionen avser för att vara en verifikation, exempelvis ”insättning av dagskassa”). För varje affärshändelse måste det finnas en verifikation. Ibland används uttrycket verifikat, vilket är samma sak.
Obligatoriskt innehåll i en verifikation är:
-
när verifikationen upprättats
-
när affärshändelsen inträffat
-
vad affärshändelsen avser
-
vilket belopp det gäller
-
köpare och säljare
-
vilka dokument som ligger till grund för affärshändelsen och var originalhandlingen förvaras (om den inte finns bland verifikationerna)
På engelska: verifikation – verification, verifikationsnummer – audit trail
