För mig är utgångspunkten alltid att ett digitalt verktyg ska tillföra ett stort värde för användaren. Penna, papper och pärmar har också sina fördelar men det finns så mycket mer digitala verktyg kan tillföra. I alla företag finns olika arbetsprocesser som utförs av massa människor och verktygen ska vara där för att hjälpa till. Det kan handla om att spara tid, få bättre kontroll eller enklare kunna analysera och förstå sin data. Det ska vara lätt att göra rätt helt enkelt!
Välja rätt leverantörer och digitala verktyg för sin organisation
Jag tror att när man ska välja digitala verktyg så bör man välja de som fungerar väl tillsammans, annars är det stor risk att det leder till extra arbete. Om man slipper kopiera eller skriva av information från ett system till ett annat så har man sparat mycket tid och man minimerar risken för slarvfel. Det är också viktigt att man väljer verktyg som stödjer det man vill göra på ett bra och enkelt sätt.
När det gäller verksamhetskritiska system så får företagen ofta anpassa sina rutiner efter hur systemet fungerar. Det är alltid en balansgång mellan hur man vill arbeta och hur systemet fungerar. Om det inte finns något bra verktyg som stödjer ditt arbetssätt kan du alltid försöka påverka leverantören med feedback och önskemål. Välj leverantörer som har hög förändringstakt och som är lyhörda för dina önskemål. Leverantörer med hög branschkunskap kommer till och med ibland överraska dig med nya lösningar som du knappt visste att du behövde.
Design är helt avgörande
Designen i ett digitalt verktyg handlar om mycket mer än bara utseende. Visst är det viktigt hur produkten ser ut rent visuellt, men det är ännu viktigare att produkten löser användarnas och företagens problem på ett bra sätt. Det är också design. De stora designvalen handlar om att kunna förstå och identifiera olika problem, samt avgöra vilka lösningar som fungerar bäst. Och det handlar inte bara om produkten i sig, man måste även väga in allt som händer runt produkten. Ett designval behöver inte ens påverka produkten utan kan handla om att förändra det som händer innan eller efter i användarens värld. För mig är design inte bara viktigt, utan helt avgörande.
Håll koll på frustration eller tidsslöseri inom organisationen
Det kan vara kostsamt att införa nya verktyg så jag tycker inte att man ska gå i fällan att byta bara för att det dyker upp ett nytt alternativ. Däremot är det sunt att ständigt hålla koll på var det finns frustration eller tidsslöseri i din egen organisation. Finns det arbetsmoment som ofta blir fel? Har ni information som är svår att tolka? Tvingas ni använda Excel eller något annat program för att systemen inte besvarar era frågor direkt? Då kan det vara värt att utvärdera nya verktyg.
Testa och kombinera flera verktyg
I större företag kan det ibland vara extra svårt att få in nya verktyg. Mitt tips är att låta en del av verksamheten testa först. Jag tror mer på att hitta en kombination av flera verktyg som passar olika målgrupper, än att hitta ett superverktyg som ska passa alla. Välfungerande verktyg som är designade utifrån dina behov kommer att rulla på friktionsfritt. De bara finns där utan att du knappt tänker på det. Det är mycket enklare att märka när verktyget fungerar dåligt. Det kan då vara läge att fundera på, vad ditt mål är när du använder verktyget och får du ut det du vill?
Ny generation på arbetsmarknaden ställer nya krav på digitala verktyg
Det blir allt viktigare att en organisation har rätt digitala verktyg utifrån ett rekryteringsperspektiv, särskilt i de yngre generationerna. Framförallt ser vi tydliga trender på att Internet suddar ut gränserna mellan arbetsliv och privatliv. Att kunna surfa på jobbet och läsa mailen på semestern har blivit en självklarhet. Att kunna jobba hemifrån och ha flexiblare arbetsschema blir extra viktigt för de som behöver pussla ihop familjelogistiken. Dessutom ser vi nya trender inom vissa branscher där det krävs helt digitala arbetsplatser då medarbetarna är utspridda geografiskt. Jag tror inte att det går att svara för alla arbetssökande, men jag vet att många idag förväntar sig att man kan lösa många av sina administrativa åtaganden i mobilen. Till exempel att rapportera tid, kommunicera med kollegor, följa upp ekonomin eller skicka en faktura. Vi är vana vid att kunna byta ut en dålig app till en bättre och vi är vana vid att förstå hur systemen fungerar direkt utan att behöva få utbildning först. Det kommer in en ny generation på arbetsmarknaden som ställer samma krav på de klassiska komplexa affärssystemen och arbetsverktygen.
Fokusera på effekterna istället för på systemen i sig
Genom att vara med i matchen när det gäller digitala trender så ökar organisationens exponering genom digital marknadsföring, ökad kundutveckling, bättre service och responstid, minskad administration, minskade kostnader, bättre beslutsunderlag och i slutändan nöjdare medarbetare. Det är det som skapar mervärdet för organisationen.
