Reflektioner och råd efter ett halvår med Foras månadsrapportering

Hur har företagen känt av förändringen till månatlig rapportering?

Från och med den 1 januari slog vi om till att hantera lönerapportering, och därmed även fakturering och överföring av pensionspremie, till arbetarnas pensionsbolag på månatlig basis i stället för årligen. Hittills är känslan att den tekniska hanteringen har gått över förväntan. Vi löneleverantörer har arbetet efter en forcerad tidsplan, då regelverket inte var färdigt i tid och fortfarande genomgår förändringar. Samtalen vi haft med våra kunder har gett mig intrycket att de hanterar förändringen på ett väldigt bra sätt, berättar Erik Douglasson, HR-expert.

Majoriteten av företag har slutfört sin rapportering för de första månaderna. Det finns dock en viss oro över att inte alla kunder har fått kännedom om de nya reglerna som rör hänförlig lön, vilka infördes i februari och mars. De som redan har rapporterat kan därför behöva korrigera sina tidigare rapporter för att helt följa de nya överenskommelserna.

Jag ser det som positivt att det blir en mer jämlik hantering av arbetarnas och tjänstemännens pensionspremier, vilket också ökar möjligheten till avkastning under året. Arbetsgivaren får också en bättre insikt i den faktiska månadskostnaden och en mer konsekvent rapportering.

Hur har ni på Hogia upplevt övergången till månadsrapportering? 

Även om övergången har gått något bättre än befarat, är det helt naturligt att stöta på utmaningar med ett nytt regelverk. Under de första månaderna har vi sett nya uppdateringar i regelverket praktiskt taget varje vecka, och förändringarna fortsätter att ske kontinuerligt. Som leverantör av lönesystem är vi ständigt engagerade i att förbättra och utveckla vår tekniska lösning, i takt med att Fora arbetar fram nya funktioner och kommer med nya direktiv, förklarar Erik Douglasson.

Vad är nästa steg i er planering när det kommer till Fora? 

Efter sommaren kommer vi lansera en ny version av HogiaLön Plus med fler funktioner för att hantera de nya reglerna kring hänförlig lön. Det är värt att notera att eftersom reglerna fortfarande är föränderliga kan vi inte garantera att systemstödet kommer vara heltäckande. Vi arbetar kontinuerligt med att anpassa oss till den senaste informationen och uppdatera systemen allteftersom. Genom hela processen hittills, och även fortsatt framöver, har vi arbetat parallellt med Fora för att underlätta en smidig övergång och förbättra vår månadsrapportering, avslutar Erik Douglasson.
Läs mer om övergången till månadsrapportering hos Fora »

Fyra tips för att smidigt hantera månadsrapporteringen

1. Ha inte för bråttom
   Det kan vara klokt att vänta med din rapportering till en bit in i månaden så att du har koll på vilka som är nyanställda och vilka anställningar som upphör. I många fall är det exempelvis först vid nästa lönekörning som administratören får kännedom om personer som nyanställts under föregående månad. Ha därför inte för bråttom med att rapportera, så kan du registrera de nyanställdas uppmärkningskoder inom den rapporteringsperiod de börjar. På så vis får du ett bättre arbetsflöde och undviker onödiga justeringar och administration.
   
   
2. …men vänta inte med rapporteringen av hänförlig lön 
   Inledningsvis var det frivilligt för arbetsgivare att rapportera hänförlig lön, men efter en ny reglering som trädde i kraft under våren har detta blivit en obligatorisk uppgift att rapportera. Ytterligare en reglering som infördes under våren är att semesterersättning för sparade dagar vid slutlön också ska rapporteras. Om hänförlig lön inte rapporteras löpande behöver arbetsgivaren göra detta retroaktivt. Det är möjligt att rapportera hänförlig lön direkt på Foras Mina sidor. Läs mer om hänförlig lön hos Fora »
   
   
3. Har dina anställda återkommande anställningar?
   Vanligtvis ska uppmärkning av anställda matcha anställnings- och avgångsdatum, men för dem med flera korta anställningar är det okej att låta uppmärkningskoden vara aktiv. När ett avgångsdatum anges i anställdaregistret genereras ett datum för avanmälan, vilket sedan rapporteras till Fora vid dess förfall. I nästa version av HogiaLön Plus finns en funktion som medför att avanmälan inte skickas för vissa anställda. Till dess är det bättre att avstå att ange ett avgångsdatum på de anställda alternativt kontakta Foras kundtjänst för att annullera felaktigt rapporterad avanmälan.
    
4. Håll dig uppdaterad
   Eftersom förändringar sker ständigt är det viktigt att vara medveten om att det är endast Fora själva som har den allra senaste informationen och de mest aktuella reglerna. Det är genom att hålla sig informerad om deras senaste uppdateringar som du kan vara säker på att du följer rätt riktlinjer och att din verksamhet är i linje med de gällande kraven.
   
   Läs mer om Foras svar på vanliga frågor om månadsrapportering »
   Kom i kontakt med Foras kundservice »