Villkor

Du deltar i loppet på egen risk och Hogia tar inte ansvar för skada som eventuellt orsakat dig vid deltagande i loppet. Vi ansvarar inte för skador som kan uppstå på kläder eller teknisk utrustning som du bär under loppet. Vi ansvara inte för kvarglömda kläder eller utrustning.

Vi kommer att ta bilder och filmer under loppet och på eventområdet. Du som deltar behöver var medveten om att namn, bilder, intervjuer med dig och filmer från loppet kan komma att användas på Hogialoppets hemsida, i våra sociala medier, i annonser och trycksaker. Vill du att ditt namn eller bild inte ska synas kan du meddela oss detta genom att skicka ett mejl till Hogia-loppet@hogia.se. Ange namn och startnummer. Vi tar hänsyn till bilder där du tydligt kan identifieras, men inte massbilder där du är en av många deltagare.

Barn och ungdomar anmäls till loppet av vårdnadshavare. Tänk på att du som vuxen behöver informera barnet/ungdomen om hur loppet går till och hur villkoren ser ut.

Betalning

Betalning sker via kort i samband med att du registrerar din anmälan. ArenaTime hanterar anmälningar och du kan läsa om hur personuppgifter hanteras under rubrik ”Anmälan Hogialoppet”. Anmälningsavgiften går oavkortat till välgörenhet. ArenaTime erbjuder säker kortbetalning tillsammans med betalpartnern Bambora och tar emot betalningar med kort från Visa och MasterCard. Vid kortbetalning hamnar din betalning först på ArenaTimes klientmedelskonto för att därefter betalas ut till Hogia. Swish betalningar kan utföras i systemet, företrädelsevis sker detta på tävlingsdagen.

Ångerrätt gäller inte för kultur och idrottsevenemang. Vi rekommenderar därför befintliga försäkringar som finns på marknaden och som bland annat innehåller ett avbeställningsskydd.

När du har genomfört din anmälan får du direkt en bekräftelse på skärmen att anmälan är registrerad. Om du betalar med kort kommer du även att få en bekräftelse till din mejl på att vi har mottagit din betalning och att anmälan nu är komplett. Betalar du direkt via swish på tävlingsdagen får du istället en bekräftelse till din mejl om den har angivits.

GDPR – Dataskyddsförordningen

Hogialoppet arrangeras av Hogia AB, och vi värnar om den personliga integriteten. Alla våra deltagare ska känna sig trygga när de lämnar sina personuppgifter till oss. Hogia AB följer GDPR och dataskyddsförordningens lagar och regler för att skydda den personliga integriteten.

Hogia AB, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Hogia-gruppen behandlar. Denna information ska förtydliga villkoren för dig som deltagare. Om du väljer att inte godkänna våra villkor kan du tyvärr inte delta i vårt lopp.

När det gäller frågor kring personuppgifter kontaktar du oss enklast på gdpr@hogia.se.

Varifrån samlar vi in personuppgifter?
Vi samlar uppgifter om dig vid anmälan och vid tidsregistring. Vi tar också bilder, filmar och gör intervjuer på eventområdet och vid deltagande av lopp. Du som deltagare kan välja att lägga upp egna bilder på Hogialoppets Facebookevent.

Vilka personuppgifter och register behandlar vi och varför?
Vi samlar in följande personuppgifter från dig; förnamn, efternamn, e-postadress, bostadsort och den klass du angett i form av Dam, Herr, Barn/Ungdom och Barn. Ditt lagnamn samlas in om du väljer att ange ett sådant. Du kommer utifrån anmälan att tilldelas ett startnummer och din tid registreras vid målgång. Under loppdagen filmar vi och tar bilder som behandlas.

Personuppgifterna samlas in av olika syften, vilka du kan läsa om under respektive register. Register som Hogia behandlar:

Anmälan Hogialoppet

Vi använder oss av ArenaTime som underleverantör för anmälan som görs i Raceresult.com. Läs mer under rubriken ”Överföring och utlämning av personuppgifter”.

Kategorier av personuppgifter
Förnamn, efternamn, e-postadress, bostadsort, klass (Dam, Herr, Barn/Ungdom, Barn), lagnamn, om du jobbar på Hogia.

Syfte

• Vi ska kunna koppla din tid till just dig i rätt klassindelning.
• Vi ska kunna koppla ihop dig till ett startnummer.
• Om du angett ett lagnamn ska vi kunna koppla dig till rätt lag.
• Vi ska kunna kommunicera med dig före, under och efter loppet, och skicka information om loppet till din e-postadress.
• Vi ska kunna ge dig information inför nästa års Hogialopp.
• Bostadsort anges för att vi inför och efter loppet ska få en inblick i var det geografiskt finns ett intresse av att anmäla sig till Hogialoppet.
• Jobbar du på Hogia? Anges för att få veta hur stort intresset är internt om hur många av våra anställda som anmäler sig och deltar i loppet.

Startlista
Startlistan är en lista över de som anmält sig och baseras på Anmälan Hogialoppet. Startlistan ligger offentligt på vår hemsida och den innehåller förnamn, efternamn, klass (Dam, Herr, Barn/Ungdom och Barn) och lagnamn. Syftet med startlistan är att:

• Öka känslan av gemenskap. Viljan hos andra att anmäla sig ökar om vetskapen finns att andra gjort det. Vi människor vill ofta göra saker tillsammans.

Rättslig grund
Registret vilar på samtycke från deltagaren i samband med anmälan. Samtycket går att ta tillbaka genom att mejla oss på gdpr@hogia.se.

Lagring
Registret sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss och för den tid därefter som är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

Genom att mejla oss på gdpr@hogia.se kan du ändra ditt val och vi kommer inom 30 dagar ta bort dina uppgifter.

Överföring och utlämning av personuppgifter
För att uppfylla ändamålen med Hogias behandling av personuppgifter enligt ovan anlitar Hogia i förekommande fall tjänste- och systemleverantörer av IT, som behandlar personuppgifter på Hogias uppdrag. Dessa tjänste- och systemleverantörer, som är underbiträden till Hogia, får enbart behandla personuppgifterna enligt Hogias uttryckliga instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

Din tidsregistrering kommer att sparas i en anmälningslista som publiceras på ArenaTimes webbplats dit Hogia hänvisar, länkar och hämtar uppgifter. 

Tidsregistrering och Resultatlista Hogialoppet

Vi använder oss av ArenaTime som underleverantör för tidsregistrering, nummerlappshantering och resultatlista som görs i Raceresult.com. Läs mer under rubriken ”Överföring och utlämning av personuppgifter”.

Kategorier av personuppgifter
Förnamn, efternamn, klass (Dam, Herr, Barn/Ungdom, Barn), lagnamn.
 
Syfte
Att tillhandahålla:

• Nummerlapp till dig som deltagare.
• Personlig tidsregistrering till dig som deltagare. 
• Tidregistrering för lagen.

Göra resultatlistan tillgänglig för dig och allmänheten som har ett intresse av att följa loppets resultat.
 
Rättslig grund
Registret vilar på samtycke från deltagaren i samband med anmälan. Samtycket går att ta tillbaka genom att mejla oss på gdpr@hogia.se.

Historiska tidsregistreringar
Resultatlistorna kommer att ligga offentligt under flera år och vi bedömer att den nytta och glädje du har av att kunna hitta tidigare tidsregistreringar är större än den olägenhet det kan medföra att uppgifterna ligger där. Vår intresseavvägning gör att historiska tidsregistreringar ligger kvar tills du begär att de tas bort.

Lagring
Registret sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss och för den tid därefter som är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

Genom att mejla oss på gdpr@hogia.se kan du ändra ditt val och vi kommer inom 30 dagar ta bort ditt resultat.

Överföring och utlämning av personuppgifter
För att uppfylla ändamålen med Hogias behandling av personuppgifter enligt ovan anlitar Hogia i förekommande fall tjänste- och systemleverantörer av IT, som behandlar personuppgifter på Hogias uppdrag. Dessa tjänste- och systemleverantörer, som är underbiträden till Hogia, får enbart behandla personuppgifterna enligt Hogias uttryckliga instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

Din tidsregistrering kommer att hamna i en Resultatlista som publiceras på ArenaTimes webbplats dit Hogia AB hänvisar, länkar och hämtar uppgifter.

Bilder, Filmer och intervjuer

Kategorier av personuppgifter
Bilder, filmer och intervjuer från Hogialoppet, och bilder som deltagare lägger upp på Hogialoppets Facebookevent.

Syfte
Bilder, filmer och intervjuer behandlas för att kunna:

• producera och sprida material som förmedlar stämningen från loppdagen.
• marknadsföra loppet intern och extern.
• delas i annonser och trycksaker.
• se tillbaka på de lopp vi arrangerat.
• dokumentera våra lopps historia.

Om du inte önskar vara med på bilder och filmer från loppdagen för detta syfte, ber vi dig kontakta Hogia-loppet@hogia.se. 

Rättslig grund
Den lagliga grunden för att spara bilder, filmer och intervjuer från våra lopp för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna dokumentera av oss genomförda lopp. Registret vilar på samtycke från deltagaren i samband med anmälan. Samtycket går att ta tillbaka genom att mejla oss på gdpr@hogia.se.

Lagring
Bilder, filmer och intervjuer sparas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet och vårt till ändamålet hörande berättigade intresse.

Överföring och utlämning av personuppgifter
För att uppfylla ändamålen med Hogias behandling av personuppgifter enligt ovan anlitar Hogia i förekommande fall tjänste- och systemleverantörer av IT, som behandlar personuppgifter på Hogias uppdrag. Dessa tjänste- och systemleverantörer, som är underbiträden till Hogia, får enbart behandla personuppgifterna enligt Hogias uttryckliga instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

Vi delar bilder, intervjuer och filmer från loppet i sociala medier som Hogias hemsida, Facebook, Instagram och LinkedIn.

Hur länge sparas mina personuppgifter och vad har jag för rättigheter?

Dina personuppgifter sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss och för den tid därefter som är nödvändig för att uppfylla våra tjänster till dig. Se ovan för mer information om lagringstid.

Du har rätt att när som helst begära ett registerutdrag av dina personuppgifter som behandlas av oss. Detta genom att mejla begäran till gdpr@hogia.se. Vi återkommer med svar till dig per mejl inom 30 dagar från begäran. Du har rätt att närsomhelst få dina uppgifter rättade. Detta kan du göra via gdpr@hogia.se. Du har rätt att när som helst få dina personuppgifter raderade. 

Var behandlas mina personuppgifter?

Inom EU/EES. Undantaget de uppgifter som behandlas på Facebook, Instagram och LinkedIn där personuppgifter även behandlas i USA.

Kontaktuppgifter
Vid frågor kontakta oss på Hogia-loppet@hogia.se.

För klagomål på Hogialoppets hantering av personuppgifter 
Har du klagomål på hur dina uppgifter hanteras kan du kontakta Datainspektionen.