Lönespecialisten är många gånger ensam om sin kunskap och sina arbetsuppgifter på små och medelstora företag. Ja, ibland även på stora företag, då en lönespecialist kan hantera över 1000 löner själv. Det är företagets kollektivavtal och komplexitet i lönehanteringen, tillsammans med automatiseringen av processen som avgör hur många löner som kan hanteras av en och samma person.
I och med att det ofta är få personer som har dessa arbetsuppgifter på varje enskilt företag, blir det en sårbarhet om en person skulle bli frånvarande. Löneprocessen är många gånger komplex och innehåller en mängd olika moment som ska hanteras varje månad.
Det är svårt för företag att ha anställda som är insatta i alla detaljer. Om en lönespecialist skulle bli frånvarande finns det oftast en back-up-person som åtminstone kan göra en grundlönsutbetalning.
När dessa situationer uppstår får vi på Hogia ofta frågan om vi kan hjälpa till med lönekörningen. En förutsättning för att vi då ska kunna rycka ut och hjälpa till är att det finns en väldokumenterad löneprocess på företaget, där samtliga moment som ska utföras finns med. Det kan vara lite si och så med detta, då processen oftast finns i lönespecialistens huvud och inte alltid på pränt.
En grundlön kan förhållandevis enkelt betalas ut om rutinerna för bankfilen är uppdaterade. Men många gånger är det mycket mer än så som ingår i en lön. Lönen är central i ett företag då alla medarbetare omfattas. Därför är det mycket viktigt att hanteringen sker korrekt och på utsatt tid.
I över tio års tid har vi konsulter på Hogia hållit kurser och genomfört konsultationer i något vi kallat ”säkra din lönehantering”. Huvudbudskapet har varit att företag bör ha en väldokumenterad process som uppdateras kontinuerligt för att kunna göra det möjligt att ta vid om någon blir akut frånvarande.
Detta gäller inte bara om man är ensam på företaget och behöver back-up, utan lika mycket om man är flera personer som delar på arbetsuppgiften. Då behövs vetskap om var i processen man befinner sig så att någon annan kan ta vid.
Processerna har många gånger varit dokumenterade i diverse Excelark, lathundar, papperslappar med mera. Därför känns det väldigt glädjande att vi på Hogia nu erbjuder ett webbaserat Digitalt Processtöd som kan hantera alla de moment som sker under en månad i en lönekörning. Som en form av digital checklista.
Hogias Digitala Processtöd är till för både lönespecialisten, för att få ökad kontroll och trygghet i löneprocessen, och för lönechefen, som kan följa var i processen lönekörningen befinner sig. Det skapar trygghet och förbättrad möjlighet för någon annan att ta över om behov skulle uppstå. Men också ökad trygghet för ordinarie lönespecialist att kunna bocka av moment för moment och inte missa någon viktigt del. Är det flera lönespecialister som arbetar på ett företag ger verktyget bra överblick och goda möjligheter till överlämning mellan arbetsmoment.
En annan fördel med Hogias Digitala Processtöd är att det är enkelt att skicka löneunderlag, filer och andra dokument på ett tryggt och GDPR-säkrat sätt både mellan kollegor, eller med kunder om man arbetar på en byrå och kör löner för andra. När man har behörighet i systemet har man tillgång till det var man än befinner sig då det är helt webbaserat.
Det Digitala Processtödet både underlättar och kvalitetssäkrar lönearbetet för lönespecialisten, lönechefen, revisorn och inte minst för medarbetarna som får rätt lön. Alla vinner på att införa ett Digitalt Processtöd i sin lönehantering.
