Aron Törnqvist arbetar som kommersiell produktägare på Hogia och han har flera års erfarenhet av att identifiera behov av olika IT-system hos företag. När många företag nu tillämpar distansarbete i större utsträckning ser Aron ett ökat behov av att hitta ett system som kan knyta ihop hela företagets arbetsgång och samla allt på ett enda ställe.
– Jag ser att många företag har mycket information i många olika system idag. Det kan till exempel vara kunder och kundinformation i ett system, arbetsprocesser och projektstöd i ett annat system, ett eller flera system för att kommunicera och en eller flera platser där man kan dela filer och dokument. Att istället ha ett enda system som täcker flera behov hade underlättat enormt för många företag, menar Aron.
Aron Törnqvist kommersiell produktägare på Hogia
Det kan vara stora utmaningar att samarbeta på ett bra sätt när man arbetar på distans. Då är det ännu viktigare att tekniken och IT-systemen fungerar som de ska och att de täcker de behov som företagen har.
– Enligt min åsikt är det nu ännu viktigare för företag att ha överblick även ner på aktivitetsnivå och att enkelt kunna se hur man ligger till i sina processer och åtaganden. Ett system där medarbetarna kan dela sitt arbetsförlopp och att alla ser vad som står näst på tur skulle vara en enorm fördel i ett distansarbete, säger Aron. I en tid där förutsättningarna snabbt kan ändras så är behoven av att kunna dela information och processer ännu större vare sig man arbetar på kontoret eller hemifrån.
Vid distansarbete är det också en fördel att kunna använda webbaserade verktyg och system. Det sparar både tid och miljö att kunna logga in var man än befinner sig.
– Webbaserade system ger också en större möjlighet att kunna anpassa sina processer och arbetsgångar utifrån företagets unika behov. Då kan man också styra behörigheter som gör det möjligt till en större transparens om vem som gör vad och hur företaget ligger till. Det är också en stor fördel då utveckling, driftsäkerhet och integration med andra system sköts i bakgrunden av systemleverantören, utan att användaren behöver göra något.
Att kunna dela information på ett GDPR-säkert sätt har blivit en självklarhet men det är idag många IT-system som inte lever upp till GDPR-kraven. I företag där filer skickas mellan anställda eller där det finns behov av att kommunicera med personal eller kunder finner man ofta brister inom just säkerheten.
– De flesta företag använder sig av många olika verktyg för att kunna kommunicera och dela information och ibland kanske det blir lite oförsiktighet när inte alla har koll på vad som gäller. Jag tycker att det ska vara en självklarhet att kunna dela filer och dokument som kan vara känsliga till exempel lönelistor, rapporter, avtal och att också kunna kommunicera på ett säkert sätt, menar Aron.
Alla företag som hanterar löner har ett behov av att kommunicera GDPR-säkert med sina anställda. Det är inte längre tillåtet att skicka ut lönespecifikationer, eller att ens kommunicera kring sjukdagar eller annan känslig information som rör lönerna via e-post.
– Det gör det än viktigare att ha ett bra och säkert system för att hantera löneprocessen. Kan det dessutom kopplas till en smidig och säker app så att lönespecarna når de anställda direkt så får man en stabil hantering. Att ett digitalt processtöd stödjer alla aktiviteter och regeländringar såsom AGI-redovisning samt mer omfattande moment som semesterhantering ser jag även som grundläggande, avslutar Aron.
