När jag arbetade som assistent på ett företag i Göteborg så var en av mina tyngre arbetsuppgifter att se till att alla våra avtal blev undertecknade av vår ansvarige säljare, vår företagsjurist, vår vd och såklart kunden ifråga. Sedan skulle alla dokument skannas in, postas med rekommenderat brev, arkiveras och sparas i vårt avtalssystem.
Detta kunde bli en lång procedur då alla personer som skulle skriva på avtalet sällan var på plats samtidigt. Det saknades dessutom bra rutiner för hur och när avtalen skulle skrivas på så oftast fick jag jaga vd:n när jag hörde hans steg i korridoren. Det var inte heller sällan som kundens vd fick ta på sig ytterrocken och pallra sig ner till närmaste postombud i egen hög person för att hämta ut det rekommenderade brevet mot uppvisande av gällande ID-handling. Kort och gott, det blev en stor apparat på många sätt.
När jag lämnade företaget var jag extra noggrann med att se till att just denna arbetsuppgiften togs över och utfördes korrekt, för just avtalen var ju kärnan till att företaget faktiskt kunde bedriva sin verksamhet.
Tiden jag la på att invänta att rätt person var på plats och sedan jaga ifatt den personen för att få en underskrift, med arkivbeständigt bläck, kunde jag med facit i hand, lagt på något vettigare.
Men för att vara helt ärlig så slog det mig aldrig att det skulle finnas alternativa lösningar på detta ”problem”. Och det är först nu, några år senare, som jag förstår att det finns mycket enklare och dessutom säkrare sätt att göra detta på. Men så är det väl när man är mitt i ”problemet” då gör man det som förväntas av en assistent och reflekterar inte så mycket mer över det.
Nu vet jag hur vi hade kunnat göra. Vi hade kunnat göra hela proceduren helt digitalt. Vi hade kunnat skicka avtalet till kunden digitalt, kunden kunde loggat in med sitt BankID och signerat digitalt, vår vd och de andra nyckelpersonerna hos oss hade kunnat logga in med sina BankID och signerat digitalt och vi hade kunnat arkivera avtalet digitalt. Och alla dessa personer hade kunnat signera från sin surfplatta, mobil eller dator även om de var på gymmet, på väg att somna eller ute på en romantisk middag med sin partner…
Då hade jag ju dessutom sluppit att gå in i det mörka arkivrummet, som var i rasrisk på grund av fukt i hörnen, för att lägga avtalet i en mapp som sedan lades i en osorterad hög med avtal ”i väntan på en praktikant som kan sortera dem”.
Och då tänker jag, ”undrar hur många företag som faktiskt gör så som vi gjorde utan att veta om att det finns en solklar lösning som hade underlättat och sparat massor med tid för alla inblandade”? Förmodligen en hel del. Men känner du igen dig och ditt företag? Det kanske inte är kundavtal, det kanske är årsredovisning, order, offerter, tidrapporter, anställnings- och sekretessavtal, instruktioner, policys, serviceavtal och protokoll, – ja, det går att skriva under alla dessa dokument och många till digitalt. Och det är dessutom juridiskt bindande, mycket säkrare och mer arkivbeständigt än en dyr kulspetspenna någonsin kommer att vara.
Så nu har bläcket och pappret gjort sitt, nu är det digital signering som gäller och med smarta digitala lösningar så är jag övertygad om att vi tillsammans kommer att nå ett papperslöst samhälle.
