Att lämna in årsredovisningen digitalt har varit möjligt för aktiebolag som följer regelverken K2 och K3 sedan 2018. Fler och fler ser fördelarna med digital inlämning och i december 2020 nåddes milstolpen 100 000 digitalt inskickade årsredovisningar till Bolagsverket, vilket är mer än dubbla antalet som kom in under 2019.
På regeringens begäran har nu Bolagsverket lämnat in en hemställan till Justitiedepartementet om att digital inlämning av årsredovisningar för aktiebolag ska bli obligatoriskt. Ett slutgiltigt beslut om obligatorium tas av riksdagen under våren 2021.
Enligt Bolagsverket är obligatorisk digital inlämning ett steg mot förenkling och ökad nytta av årsredovisningsinformation som lättare kan återanvändas och analyseras. I hemställan kan man ta del av utredningen som EY gjort inom ramen för Bolagsverkets regeringsuppdrag, där det framgår att fördelarna med digital inlämning bland annat är,
- Tidsbesparing – Digital inlämning kan bidra till att minskad tid behövs för inlämning av årsredovisning.
- Högre kvalitet – Digital rapportering ökar kvaliteten genom standardisering av inrapporterad information. Detta visar även erfarenheterna från Danmark och Estland.
- Kvittens vid inlämning och registrering – Ökad trygghet för företagen och ombuden vid inlämning.
- Möjliggör digital kedja som underlättar återanvändning av information – Digital årsredovisning möjliggör att information kan återanvändas i vidare steg. Detta framhålls även vara en fördel utifrån ett ekobrottsperspektiv.
- Minskad miljöpåverkan – Minskad användning av papper och transporter.
Rätt förutsättning för digital inlämning
När digital inlämning blir ett lagkrav så skapas möjlighet att bättre kunna analysera informationen och på så sätt ge näringsidkare förutsättningar för exempelvis stöd i att göra säkrare affärer. När företagsinformation standardiseras och lämnas in digitalt kan uppgiftslämnandet till andra myndigheter i förlängningen minska.
Peter Flemsjö arbetar som Kommersiell Produktägare på Hogia Redovisning & Revision och han är en av Hogias experter på digitala flöden och automatiserade processer. Peter har stor erfarenhet av arbete med årsredovisningar och han vet hur tung processen med pappershanteringen kan vara för företag.
Peter Flemsjö, Kommersiell Produktägare Hogia Redovisning & Revision
– En förutsättning för att kunna lämna in årsredovisningen digitalt är förstås att det finns system som har stöd för just detta, säger Peter. Har du producerat årsredovisningen digitalt men sedan varit tvungen att skriva ut den för att olika parter ska kunna signera den, då har du ju ändå inte en digital årsredovisning att lämna till Bolagsverket.
Peter berättar att det till och med varit så tokigt att företag skickar sina årsredovisningar med post till Bolagsverket. Hos Bolagsverket har årsredovisningarna skannats in på nytt för att bli digitala. Därefter sitter till exempel ett kreditupplysningsbolag, som snabbt vill få ut den ekonomiska informationen till olika användare, och knappar in siffrorna från de inskannade årsredovisningarna så att de återigen blir digitala för att företag ska kunna köpa tillgång till dem via olika typer av tjänster.
– Detta har Bolagsverket kallat den ”analoga idiot-loopen”, säger Peter. Men genom att årsredovisningarna nu lämnas in digitalt till Bolagsverket så kommer informationen istället att vara möjlig att konsumera omedelbart.
– Använder du ett system med färdiga årsredovisningsmallar och som dessutom integreras med andra funktioner såsom digital signering och beslutsstöd, så behöver du inte bekymra dig om det blir lag på digital inlämning av årsredovisningen. Hela din process blir digital och gör ditt årsredovisningsarbete mycket enklare och säkrare. Målsättningen är att företagaren bara behöver lämna sina uppgifter en gång – digitalt, avslutar Peter.
Vill du veta hur våra system kan underlätta för dig?
Varmt välkommen att delta på något av våra kostnadsfria webbinarier, ”Det digitala bokslutet”, ”Det digitala analysverktyget” och ”Koncernredovisning och konsolidering”.
