Efter att det blev obligatoriskt att skicka e-faktura till offentliga verksamheter har e-fakturaflödet ökat ordentligt i Sverige och Norden. Under mars månad uppmanade Europaparlamentet EU-kommissionen att inrätta en standard för e-fakturering inom EU. Syftet är att hitta ett gemensamt sätt att utbyta transaktioner och att minska kostnaderna för små och medelstora företag.
EU-kommissionen uppmanades också att undersöka möjligheten med att gradvis införa obligatorisk e-fakturering över hela EU men påvisar dock att utfärdande av fakturor endast bör administreras via statligt certifierade system med garanterat fullt dataskydd. I Sverige används Peppol för kommunikation till och från offentlig sektor, men nyttjandet inom privat sektor ökar succesivt.
Verksamheter och organisationer har kommit olika långt i sin digitalisering och enligt DIGG, ligger Sverige efter bland länderna i Norden när det kommer till digitalisering av affärsdokument. I Sverige introducerades e-fakturor år 2014 jämfört med Finland som var igång redan år 2010. Och i Norge har användningen av e-faktura ökat i en mycket snabbare takt än i Sverige.
Sök enkelt upp om din kund eller leverantör tar emot eller skickar e-faktura
Sedan mars år 2022 finns det flera sätt för svenska företag och organisationer att se vilka kunder och leverantörer som kan hantera e-fakturor. För fakturor inom Peppol-nätverket finns Peppol Directory (där man endast hittar mottagare) och som ett komplement släppte NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer, sitt eRegister. eRegistret ska hjälpa svenska företag och organisationer att digitalisera sin affärskommunikation och att snabbt och enkelt hitta sändare och mottagare.
Idag finns cirka 240 000 adresser i NEA:s eRegister och det är gratis att använda. I registret kan du se vilken elektronisk adress, operatör och vilket format en verksamhet använder.
Hur digital är du?
Att e-fakturering kommer att bli obligatoriskt för alla verksamheter är bara en tidsfråga då det gynnar miljön när pappersanvändningen minskar markant. Ett elektroniskt fakturaflöde sparar dessutom tid, minskar manuella steg och ger samtidigt en ökad säkerhet.
Louise Westberg, e-fakturaexpert på Hogia.
Louise Westberg är e-fakturaexpert på Hogia. Hon berättar att de identifierat fyra olika arbetssätt inom fakturahantering idag. Det analoga, det digiloga, det digitala och framtidens arbetssätt. Louise menar att framtiden är här och vi behöver redan nu ha ett gemensamt arbetssätt då EU-standarder och obligatorisk e-faktura inom kort kommer att klubbas.
Analogt arbetssätt
Du tar emot dina leverantörsfakturor som pappersfakturor och behöver hämta post, sprätta kuvert, kopiera, stansa in manuellt, dela ut till attestanter och ha en fysisk attestering. Återsökningen gör du som ekonom i pärmar. Skulle någon attestant ha en fråga om en tidigare faktura, kommer de till dig och frågar. Därefter arkiveras alla fakturor i pärmar eftersom de ska arkiveras i de format du tar emot dem. Dina kundfakturor skapas i ditt ekonomisystem (eller i Word) och skrivs ut på papper, läggs i kuvert, stansas med adress, frankeras och därefter lämnas de på brevlådan.
Digilogt arbetssätt
Du tar emot dina leverantörsfakturor både som pappersfakturor och PDF-fakturor alltså digitalt, men dessa skrivs oftast ut på papper för att sen stansas in manuellt i ditt ekonomisystem och därefter lämnas ut på attestflöde. I vissa fall är attestflödet fysiskt och i vissa fall sker det digitalt. Vanligt är att alla fakturor arkiveras analogt i pärmar fastän fakturan inkommit digitalt. Dina kundfakturor skapas i ditt ekonomisystem och mailas till mottagaren eller skickas på papper.
Digitalt arbetssätt
Du tar emot de flesta av dina leverantörsfakturor som PDF-fakturor och någon enstaka e-faktura. Du har ett systemstöd som hjälper dig med fakturatolkning så att du slipper skriva ut PDF: en och stansa fakturainformationen själv. All attestering sker digitalt (du slipper jaga attestanter för attest). Dina fakturor arkiverar du i ditt ekonomisystem och återsökningen sker digitalt, både för dig som ekonom och attestant. Dina kundfakturor skapas i ditt ekonomisystem och mailas till mottagaren. Någon enstaka skickar du som e-faktura till en mottagare som krävt detta.
Framtidens arbetssätt
Du tar emot alla dina leverantörsfakturor som e-faktura. E-fakturorna landar direkt i ditt ekonomisystem med fakturauppgifterna ifyllda för att sedan gå direkt ut på ett förutbestämt attestflöde som självklart är helt digitalt. Du som ekonom granskar endast avvikande fakturor. Arkiveringen och återsökningen sker digitalt, både för dig som ekonom och attestant. Dina kundfakturor skapas i ditt ekonomisystem och samtliga skickas som e-faktura till dina kunder.
