Vad är Peppol?
Peppol står för Pan-European Public Procurement On-Line och är en samling infrastrukturkomponenter, specifikationer och tekniska beskrivningar som kan användas för att utbyta information inom området elektronisk handel. Peppol-nätverket är ett av flera nätverk som tillhandahåller standardiserade och godkända format för att skicka och ta emot e-fakturor.
Sedan den 1 april 2019 är det lag på att skicka e-faktura om du fakturerar en offentlig verksamhet och i Sverige är alla myndigheter och den offentliga sektorn registrerade i Peppol-nätverket. Om du skickar din faktura via Peppol-nätverket måste dessutom den offentliga verksamheten ta emot din faktura, vilket inte är ett krav vid andra format.
Att inte fakturera på rätt sätt till offentliga organisationer kan innebära vite.
Peppol som standard?
Peppol växer snabbt både i Sverige, EU och världen. 2019 arbetade cirka 3 000 svenska företag med Peppol. Idag finns det nästan 60 000 registrerade företag som kan ta emot e-faktura via Peppol och antalet förväntas öka.
– Om vi ska komma framåt med digitaliseringen är det viktigt att vi har en gemensam standard för fakturering, det är integrerat i så många flöden och möjliggör automatisering av fler processer. Att vi slutar använda pappersfakturor kommer att vara positivt för miljön och Sverige skulle dessutom tjäna mycket pengar om alla skulle använda automatiserad och standardiserad e-fakturering, berättar Niklas Pettersson, e-fakturaexpert på Hogia.
Idag finns det många olika format för e-fakturering, vilket kan försvåra och fördyra betalningar. När det blir obligatoriskt att använda e-fakturering i Sverige kommer troligtvis Peppol att bli den standard som ska användas. Förutom att myndigheter och offentliga verksamheter redan använder Peppol-nätverket och de flesta faktureringssystem har stöd för formatet, så förvaltas och utvecklas Peppol av OpenPeppol. OpenPeppol är en non-profitorganisation där DIGG, myndigheten för digital förvaltning, är Peppol-myndighet, vilket innebär att de ansvarar för Sveriges aktörer inom Peppol-nätverket.
– Alla länder som har valt en standard, har valt Peppol, berättar Niklas. I Norge är Peppol lagstiftat som i Sverige, när faktura skickas till offentlig verksamhet och myndigheter. Men ändå sker hela 50 procent av all fakturering via e-fakturering (även företag emellan) med Peppol. När verksamheter vet att det är Peppol-standarden som ska användas, då använder de den, även om den inte är lagstiftad. Det finns inte heller någon annan standard som har blivit föreslagen, vare sig i Sverige, Norge eller i något annat land.
När ett företag är registrerat som fakturamottagare i Peppol-registret (Peppol directory) innebär det att företaget tar emot e-faktura via Peppol. Den som ska skicka en faktura till företaget behöver alltså inte fundera på om företaget tar emot e-faktura eller meddela företaget innan att man kommer att skicka e-faktura.
Fakturering via Skatteverket
En del länder har nationella faktureringssystem via sina skatteverk. Det innebär att skatteverken då kan kontrollera varenda faktura som skickas inom landet och företagen får inte själva bestämma hur deras fakturaflöden ska se ut. Detta är vanligare i länder där skattefusk har varit ett problem, till exempel i Brasilien. Men det sker även av andra anledningar, som till exempel i Danmark, där syftet har varit ett sätt att påskynda digitaliseringen.
– Om vi i Sverige är för långsamma med att standardisera e-fakturering kan fakturering via Skatteverket bli aktuellt även här. Skatteverken runt om i Europa och världen vill påskynda möjliggörandet av förenkling av rapportering sinsemellan, säger Niklas. Det kan vara en bra anledning att se till att komma igång med e-fakturering så snart som möjligt.
Är inte PDF-faktura en e-faktura?
En faktura i PDF-format är inte en e-faktura. Den största skillnaden är att en e-faktura skickas via ditt faktureringssystem till mottagarens faktureringssystem och bifogas aldrig i ett e-postmeddelande. Det är samma data i en PDF-faktura men det är en helt annan trygghet när man skickar e-faktura. Med e-faktura elimineras risken för att man manuellt anger felaktig information då fakturainformationen går direkt in i mottagarens system.
– Du kan ju aldrig veta om det är ett blufföretag som skickat en faktura till er via e-post. Med e-fakturering blir fakturan validerad i systemet och du får en mycket tydligare spårbarhet. DIGG kontrollerar de företag som är registrerade via Peppol-nätverket och din e-fakturaleverantör ansvarar för de företag som skickar e-faktura via dem. Förutom att det blir tryggare och högre kvalitet går det också snabbare och man har även sett att betalningstider minskar, då det finns en större benägenhet att betala e-fakturor i tid, konstaterar Niklas.
Hur kommer du igång?
De flesta faktureringssystem har de tekniska förutsättningarna för e-faktura på plats och du behöver inte ens fundera på olika format och standarder. För att ta reda på om dina kunder och leverantörer tar emot och kan skicka e-faktura kan du söka upp dem i de register som finns på till exempel Peppols och NEA:s (Nätverket för elektroniska affärer) hemsida, eller helt enkelt fråga dem.
– Du kan också söka upp e-fakturamottagare direkt i vårt system, du har möjlighet att välja vilka kunder du vill e-fakturera och du kan också välja om du vill börja med utgående eller inkommande fakturor, säger Niklas. Och när du vill registrera ditt företag som mottagare av e-faktura, är det bara en knapptryckning bort. Vi ser till att du blir registrerad.
– Att använda e-faktura är förstås en kostnad men i längden är det billigare än att betala porto och den tid det tar att skapa och skicka fakturor i papper eller PDF-format. Det blir också minskad risk för att göra fel, vilket gör att informationen i fakturan alltid är korrekt. Inom en snar framtid så kommer e-faktura att bli obligatoriskt, så varför inte komma igång redan nu, avslutar Niklas.
