Enklare insamling av underskrifter
Pappersarbetet i samband med interna dokument och insamling av underskrifter kostar pengar och tar tid från verksamheten. En nyanställning kan förskjutas i flera dagar om ett anställningsavtal skrivs ut och skickas med traditionell postgång för undertecknande.
Hogias HR- och löneexpert Erik Douglasson berättar att en signeringstjänst skapar förutsättningar för företag att effektivisera sina administrativa processer. En digital signatur är en säker lösning för att underteckna dokument och är på samma sätt som en vanlig namnteckning juridiskt bindande.
– Anställnings- och sekretessavtal, attest, löneutbetalning, lönehöjningar, samtycken, godkännande av ledighet samt delegering i arbetsmiljöarbetet, instruktioner och riktlinjer är några av de dokument som en arbetsgivare hanterar i sin vardag och som anställda kan underteckna digitalt.
– Särskilt värdefullt är digital signering i en organisation som har verksamhet på flera orter, och inom branscher med många visstidsanställda där administrationen av dokument och avtal som ska undertecknas är omfattande.
När ett dokument är upprättat får medarbetaren som ska underteckna en notis via mejl och kan därifrån enkelt öppna och förhandsgranska dokumentet för att signera. Dokumenten sparas digitalt med tidstämpel och sigill som garanterar dess ursprung och integritet.
Säker hantering av känslig information
Erik berättar att när det handlar om medarbetare och hanteringen av känsliga personuppgifter är säkerheten avgörande.
– Det är viktigt att man ser till att den kommunikationskanal man använder för att distribuera information till sina anställda är säker. Många dokument innehåller konfidentiell information och bör inte skickas oskyddat, och när det gäller känsliga personuppgifter får dessa enligt lag inte skickas via okrypterade e-postmeddelanden.
– När företag väljer en digital signeringstjänst är det därför viktigt att säkerställa att lösningen uppfyller kraven för GDPR så att information distribueras på ett säkert sätt. En signeringstjänst som stödjer inloggning med BankID för att hämta dokumentet innebär hög säkerhet.
