Laitis verksamhet kan beskrivas som väldigt varierande. Den brukar delas in i en kategori bil och en kategori industri. Genom medlemskap i Autoexperten på bilsidan i och Tools på industrisidan är de en av Sveriges ledande aktörer. Laitis kunder kan vara allt mellan en ungdom som söker en reservdel till en snöskoter eller en skyddskåpa till en Volvo 245, till de tunga industrierna som behöver industriförnödenheter eller specialprodukter. Laitis har sin verksamhet i Norrland och deras butiker finns från Umeå i söder till Kiruna i norr.
Ida Sandqvist arbetar sedan 2015 som ekonom och löneadministratör på Laitis servicekontor i Luleå. Idas arbetstid går främst åt till ekonomifrågor men då personalen, som är allt från butikssäljare och utesäljare till inköpare och lagerpersonal, finns på olika ställen runtom i Sverige kan det ibland vara en utmaning och bli en del ”specialare” som kan ta tid när lönerna ska göras.
Ida Sandqvist, ekonom och löneadministratör på Laitis
– Främst sitter jag med ekonomin för Laitis dotterbolag, berättar Ida. Men jag gör även lönerna för de cirka 120 personer som arbetar inom koncernen. Vi finns på många olika orter och en del personal, som till exempel de resande säljarna, har sina attesterande chefer på andra ställen än där de själva sitter. Det kan då vara en utmaning att få övergripande koll på allt som har med lönerna att göra.
Behövde en enkel lösning
Ida arbetar i olika system och för ett tag sen kände Ida att hon verkligen behövde en enkel lösning både för henne i löneadministratörsrollen men också för medarbetarna runtom i landet.
– Vi letade efter en lösning som var användarvänlig och som skulle underlätta för den personal som gör utlägg i tjänsten. Det skulle även underlätta för mig som löneadministratör då jag redovisar många olika former av utlägg och drivmedelsförmånsberäkningar, berättar Ida.
– När det blev klart att Sverige stod inför en pandemi kände vi ännu mer att vi behövde ha en molnbaserad lösning. Dels för att vi redan har personal som arbetar på olika orter, dels ifall medarbetarna skulle behöva arbeta hemifrån och ändå snabbt och effektivt kunna göra sin rapportering inför löneberedningen.
Öppen kontakt gav den bästa digitala lösningen
Laitis har länge varit kunder till Hogia och Ida har alltid varit nöjd med lönesystemet då hon upplever att det går att göra allting i det och att det är enkelt att anpassa inställningar efter verksamheten. Men tidigt i år insåg de att de behövde ett bättre stöd för utlägg för att spara tid och slippa all pappershantering. Ida körde öppna kort med sin kontakt, Martin Gustafsson som är säljare på Hogia, och tillsammans hittade de en lösning som visade sig vara perfekt för Laitis lönehantering.
– Martin förstod våra behov och guidade oss till rätt produkt, berättar Ida. Idag sparar jag upp till en hel dags arbete med den nya digitala lösningen och vi upplever att alla medarbetare har kunnat effektivisera sin tid mer. Vår tanke var att om systemet är lätt för personalen att använda så kommer utläggsrapporterna in i tid för hanteringen av löneutbetalningen, och så har det verkligen varit!
– För min del så känns det mycket enklare att rapportera då hantering av utläggsrapporterna inte blir lika mastig. Om en säljare till exempel har haft ett lunchmöte med en kund så kan säljaren direkt fota sitt kvitto, göra noteringar i utläggsrapporten och slutligen skicka in utlägget via mobilen. Vår verksamhet sträcker sig över ett stort geografiskt område och tack vare vårt nya system så slipper vi den fysiska postgången och all pappershantering med attestering. Därmed får vi inte alls samma tidspress med lönehanteringen, avslutar Ida.
