För Fredrik började det med att han för några år sedan kände att han ville hitta en mötesform där han kunde prata om både arbete och privatliv med sina närmaste medarbetare och där han kunde vara fullt tillgänglig och fokuserad på personen ifråga. Han insåg då att en mötesform där man rör sig och är ute i friska luften fungerade utmärkt.
– Vi träffas ofta i olika möten och samtal under arbetsveckan där det finns en tydlig agenda, ett specifikt ämne eller en specifik fråga att avhandla. Jag ville skapa ett agendafritt men regelbundet mötesforum för att förbättra dialogen och relationen mellan mig och mina närmaste medarbetare, berättar Fredrik. Jag märkte snabbt att walk-and-talk fungerade väldigt bra och sedan dess har jag utvecklat och testat det på olika sätt, både enskilt och i grupp, och med varierande syften.
När både Fredrik och hans kollegor har arbetat på distans har Fredrik fortsatt att hålla i mötesformen, men då har han istället haft telefonen med sig under promenaden.
– Både telefonsamtal och att träffas fysiskt funkar bra för mötesformen skulle jag säga. Jag använder mina walk-and-talks främst med mina närmaste medarbetare så vi känner varandra väl, vilket jag tycker är en stor fördel när vi inte kan träffas fysiskt.
Fredrik delar gärna med sig av sina goda erfarenheter i sociala medier.
Fredrik anser inte att det finns några ämnen som inte lämpar sig för mötesformen. Däremot kan det vara bra att avgöra vilka ämnen som avhandlas om en walk-and-talk är digital (via telefonen) eller om man möts fysiskt.
– Regelbundna avstämningar, statusuppdateringar, sociala/relationsbyggande samtal, förankra och få feedback inför förändringar eller beslut, är samtal som lämpar sig för mötesformen digitalt. När det gäller känsligare ämnen eller beslut vill jag kunna se och uppfatta personens reaktion vilket är svårt när man pratar i telefon. Men det kan med fördel avhandlas på en fysisk walk-and-talk. För lite känsligare ämnen kan det till och med vara en fördel att lämna kontorsmiljön, komma utomhus och vara lite mer avskilt från övriga medarbetare.
Inga nackdelar med walk-and-talk
Det finns inga nackdelar med mötesformen walk-and-talk om man använder det på rätt sätt, berättar Fredrik. Han konstaterar att vi som människor mår bra av dagsljus och frisk luft. Han har också upptäckt att vissa samtal får en annan dynamik och tas bäst gåendes sida vid sida istället för att sitta mittemot och titta på varandra.
– Jag är tämligen övertygad om att alla människor behöver röra på sig, komma utomhus och att mötesformen är ett bra komplement till det klassiska mötesrummet, soffan vid kaffemaskinen eller det digitala mötet framför datorskärmen. Jag själv mår bättre, tänker bättre och fungerar bättre då. Jag uppskattar en variation i mitt arbete, vilket kan vara en utmaning vid traditionella kontorsarbeten där man ofta blir sittandes vid sin dator och arbetsplats.
En walk-and-talk bör vara cirka 30–40 minuter lång och att ha en förutbestämd promenadsträcka kan vara en fördel. Det kan också vara bra att tänka på att man undviker stökiga miljöer som till exempel nära en hårt trafikerad väg, stora folksamlingar eller andra bullriga omständigheter.
– Jag har märkt att jag ofta går samma vägar, kanske är det för att min hjärna slipper tänka på vart jag ska gå och kan koncentrera mig fullt på samtalet. Asfalt, grus, skogsstig eller snö tror jag inte spelar någon roll, inte för mig i alla fall, säger Fredrik.
Fredrik berättar också att en walk-and-talk med fördel hålls mellan två personer, alltså 1:1. Han berättar att han har provat att ha större möten med 7–8 personer på en walk-and-talk men det är svårt, framförallt om man ska vara en aktiv deltagare och inte bara lyssna in.
– Det kan också vara svårt att dokumentera under en walk-and-talk. Eventuella beslut eller en summering av mötet bör man därför göra skriftligen direkt efteråt om det är viktigt. Om det är ett möte som kräver löpande mötesanteckningar eller annan dokumentation av vad som sägs så undviker jag en walk-and-talk, säger Fredrik.
Fredrik har aldrig upplevt att någon medarbetare har haft en negativ inställning. Tvärtom, är medarbetarna positiva och tycker att walk-and-talk är en bra mötesform.
