Linda Johansson arbetar med ekonomi, bokföring och lön ungefär 75 % av sin tid och är också väldigt involverad i marknadsföringen och driften. Det är inte sällan som hon får avbryta ekonomi- och lönearbetet för att ta hand om mer akuta frågor som rör driften i företaget. Under september bytte företaget till ett webbaserat ekonomisystem.
– Vi ville ha ett system som man kan logga in i vart man än befinner sig från vilken dator man vill, berättar Linda. Det bästa med vårt webbaserade system är helt klart matchningen mot bankhändelser. Matchningsfunktionen kopplar en bankhändelse till en kund- eller leverantörsfaktura i min reskontra, fakturan bokas som betald och bokförs automatiskt. Eftersom systemet vet allt om bankhändelsen och fakturan så behöver jag bara godkänna. Funktionen har underlättat otroligt mycket i mitt arbete.
– Vi har också en kanonbra funktion där alla våra leverantörsfakturor kommer in direkt i ekonomisystemet, säger Linda. Så just nu håller mina leverantörer på och uppdaterar med ny e-postadress så att alla leverantörsfakturor skickas direkt in och godkänns i systemet.
Fokus på hållbarhet och miljö
Magnus Johanssons Bageri & Konditori fokuserar främst på de svenska fikaklassikerna, mazariner, kanelbullar, wienerbröd och prinsesstårtor. Linda berättar hur viktigt det är att tänka hållbart kring hela driften och hur man säkrar att man har de miljövänligaste alternativen.
– Jag söker alltid efter bra ekologiska råvaror för att kunna göra det bästa brödet, kakorna, bullarna och tårtorna. Tyvärr finns det inte alltid att tillgå men då försöker vi istället att hitta närproducerade råvaror. Kanel och kardemumma som vi använder mycket finns ju inte ens på denna sidan jordklotet så då får man försöka att säkerställa en hel exportkedja, berättar Linda. Vi försöker också gå igenom all plast vi använder och få bort så mycket som möjligt.
– Men ibland är plast bättre än alternativet. När det till exempel gäller plastlock på take-away-muggar så är det bättre att använda plast då de miljövänliga locken är gjorda av sockerbetor från Brasilien som fraktats till Kina för tillverkning och sen fraktats hit. Då är ju den processen ändå väldigt ovänlig för miljön.
För Linda är det som för många andra småföretagare viktigt att administrativa processer fungerar och är så automatiserade och integrerade som möjligt så att man får mer tid över till att sköta driften och fokusera på kärnverksamheten.
– Om jag fick önska hur vår ekonomi- och lönehantering skulle se ut i framtiden så hade jag önskat att alla systemen ”pratar” med varandra så att det blir ett automatiskt flöde och att de sen pratar med mig och berättar att ”Linda, nu är det dags att rapportera moms för oktober”. Då skulle jag kunna lägga all min tid på att arbeta ännu mer hållbart och säkra kvalitén på de svenska fikaklassikerna.
