I enlighet med regeringens uppdrag i juli 2016 har Bolagsverket tagit fram en tjänst för digital inlämning av årsredovisningar. Tjänsten möjliggör inledningsvis digitalt informationsutbyte av finansiell information mellan myndigheter och näringsliv för de aktiebolag som följer regelverket K2.
I mars 2018 uppdrog regeringen Bolagsverket att bygga vidare på det tidigare uppdraget och utveckla tjänsten för digital inlämning av årsredovisningar. Denna gång till att omfatta alla företagsformer som enligt gällande lagstiftning ska upprätta och offentliggöra en årsredovisning genom att skicka den till Bolagsverket. Sedan februari 2019 kan de aktiebolag som följer regelverket K3 lämna in årsredovisningen digitalt. Under första kvartalet 2021 kommer även de som följer regelverket K3 Koncern att kunna lämna in digitalt.
Samverkansgrupper
I samband med att Bolagsverket fick regeringsuppdraget formaliserades ett redan pågående samarbete genom att starta samverkansgrupper kring begrepp och arkitektur. Nina Brede har arbetat på Bolagsverket i cirka 20 år. Hon har gedigen erfarenhet av samverkansarbete och digitalisering.
– Bolagsverket har genom olika regeringsuppdrag länge haft ett nära samarbete med bland annat Bokföringsnämnden, Finansinspektionen, Skatteverket och SCB, berättar Nina Brede. Syftet med att starta samverkansgrupper kring just detta regeringsuppdrag var att skapa förutsättningar för att på sikt underlätta för företag att rapportera till myndigheterna.
– Vi för också dialog med, och involverar företag och andra viktiga aktörer som påverkas av den finansiella rapporteringskedjan som till exempel branschorganisationen Srf konsulterna, FAR och inte minst programvaruleverantörerna som till exempel Hogia, berättar Nina.
Nina Brede, verksamhetsutvecklare, Bolagsverket
Samverkansgrupperna möts, sedan i våras digitalt, två dagar per månad och diskuterar bland annat definitioner av begrepp och vilka lagar de återfinns i samt diskuterar om begreppen betyder samma sak. De pratar också om tekniska frågor kring arkitektur och efter varje möte delas olika uppdrag ut som presenteras och diskuteras på nästkommande möte.
– Genom att säkerställa att de begrepp som definieras i årsredovisningen kan återanvändas hos medverkande myndigheter blir informationshanteringen effektivare både i privat sektor och hos myndigheterna. Att effektivisera informationshanteringen är också en del i regeringsuppdraget, berättar Nina.
Varför digital inlämning?
Regeringen arbetar för att förenkla för företag med hjälp av digitalisering. Bedömningen är att förenklingspotentialen med nationella digitala tjänster är stor, inte minst för företag som verkar i regeltunga branscher med omfattande myndighetskontakter. Genom att ta tillvara digitaliseringens möjligheter blir kontakten med myndigheter enklare för företag i alla delar av landet.
Digital inlämning av årsredovisningar och koncernredovisningar är en viktig utgångspunkt i arbetet med standardiserad företagsrapportering. Ett effektivt och säkert informationsutbyte mellan företag och myndigheter skapar förutsättningar för innovation och tillväxt genom att företagens ekonomiadministrativa processer automatiseras.
Nina poängterar att fördelarna med digital inlämning är många, både för företag, bolagsstyrelser, redovisningsbyråer, informationsförmedlare och för de myndigheter som ska ta del av årsredovisningarna.
– Det är enkelt, snabbt och säkert. Genom programvaror som gör det möjligt att skicka in uppgifter digitalt får du stöd när du upprättar årsredovisningen. Du behöver inte skriva ut något på papper och den som skriver under fastställelsesintyget i Bolagsverkets e-tjänst, får direkt en kvittens på att årsredovisningen har kommit in till Bolagsverket. Kvittensen kan enkelt skickas vidare och är din årsredovisning komplett så registreras den direkt.
I många länder har man bedrivit ett arbete med att digitalisera och standardisera företagens rapportering till myndigheter i myndighetsövergripande projekt. Företagens administration underlättas och pappershanteringen minskar. Standardiserad företagsrapportering skapar förutsättningar för ökad effektivitet, säkerhet, transparens, standardisering, och spårbarhet.
Nina är övertygad om att samhället kommer att bli mer digitalt i framtiden men hon berättar att det också finns utmaningar med digitaliseringen.
– Vi människor är ”vanedjur” och att ändra invanda mönster kan vara svårt. Några gillar papper och vill gärna fortsätta med det. Jag hoppas och tror att när de har provat att skicka in digitalt så vill de inte gå tillbaka till papper. De företagare som i dag använder Excel för sin bokföring kommer att behöva investera i en programvara. Då vill jag tipsa om att de ska välja en som stödjer digital inlämning.
Hemställan till Regeringskansliet
Under de fyra år som Bolagsverket har haft regeringsuppdragen har de också kommunicerat att det kommer att bli obligatoriskt med digital inlämning av årsredovisning. Nina menar att nu är det dags att det blir verklighet.
– Min upplevelse är att många av företagen är mycket medvetna om att det kommer bli obligatoriskt. Deras önskan är att det införs stegvis så att deras medarbetare får tid att ställa om och ändra sina processer. I Danmark har det varit obligatoriskt sedan 2011 och i Norge sedan 2015. Nu ska Sverige också ta klivet.
Bolagsverket skriver på en hemställan som de har för avsikt att lämna in till Regeringskansliet under hösten 2020. Regeringen tar sedan ställning till om det ska införas ett obligatorium eller inte. Om det blir så bestämmer de också från vilket datum det ska börja gälla.
– Digital inlämning av årsredovisningar kommer att bli det nya normalläget, ungefär som med Swish, säger Nina. Få av de jag känner har papperspengar i plånboken. Nu för tiden swishar man om man till exempel ska samla pengar till någon som fyller år eller om man ska dela på en nota. En undersökning som Bolagsverket gjorde kring jul och nyår 2019 visar att de flesta som hade skickat in digitalt inte kunde tänka sig att gå tillbaka till papper igen.
Bolagsverket driver många frågor. Tillsammans med Skatteverket och Statistikmyndigheten SCB deltar de i arbetet inom ramen för programmet Nordic Smart Government (NSG). Det är ett stort program som de nordiska näringsministrarna har gett sitt stöd till.
– Tillsammans med de nordiska länderna driver vi ett standardiseringsarbete som gör att det blir enklare för våra företag att göra affärer i Norden och inom EU. Det finns mycket att ta tag i här för att information ska kunna utbytas mellan olika system på ett effektivt sätt, avslutar Nina.
