Behovet av lagändringen kom av att vi har en allt mer rörlig arbetsmarknad med olika anställningsformer. Istället för årlig kontrolluppgift måste nu arbetsgivare redovisa till Skatteverket hur mycket man har betalat ut i skatt, lön och förmåner varje månad, och till vem pengarna har betalats.
Högre krav på korrekt lönehantering
AGI medför att rutiner och behörigheter inom organisationen behöver struktureras upp, från upplägg av anställda till attestering och utbetalning av lön. Med årlig kontrolluppgift fanns det tidigare utrymme för arbetsgivare att rätta uppgifter när det blivit fel i utbetalningar till medarbetare löpande under året. Nu blir varje månad ett avslut för sig, vilket ställer högre krav på att lönen blir rätt från början.
För att undvika att rapportera felaktigheter till Skatteverket och behöva göra rättelser krävs det en snabbare lönehantering. Reseräkningar, tid- och avvikelserapportering samt övriga löneunderlag måste skickas in till löneavdelningen i god tid. Det är också viktigt att förklara konsekvenserna om rapporteringen blir fel. Eventuella fel som rapporterats in till Skatteverket måste korrigeras i samma månad som felet uppstod genom att ni som arbetsgivare lämnar in en helt ny arbetsgivardeklaration för den månaden. Varje rättelse innebär därför ökad administration.
Om rapporteringen blir fel kan det också få ekonomiska konsekvenser för en medarbetare. En anställd som fått för mycket lön och där arbetsgivaren har hunnit rapportera till Skatteverket måste själv återbetala hela bruttobeloppet till arbetsgivaren i samma månad som felet begåtts. Det vill säga även skatten. Arbetsgivaren har inte rätt att göra skattekorrigeringar för den anställde. Om det har redovisats för mycket skatt till Skatteverket kommer det att regleras vid nästa års deklaration. Därmed läggs ett större ansvar på den enskilde i att läsa sin lönespecifikation samt agera om uppgifter behöver rättas före deklarationen rapporteras in till Skatteverket den 12:e i varje månad.
En effektivare administration
Införandet av AGI är den mest omfattande förändringen Skatteverket genomfört på många år och har inneburit en del förändringar för Sveriges löneavdelningar. I det stora hela är min uppfattning att regleringen leder till en mer effektiv löneadministration. Till skillnad från årlig kontrolluppgift följer rapporteringen av AGI löneprocessen naturligt, vilket ger arbetsgivare en jämnare arbetsbelastning över året istället för resurskrävande arbetstoppar vid årsskiftet. Redan idag rapporterar hela 92 procent av alla arbetsgivare årlig kontrolluppgift elektroniskt, vilket inte gör steget till månadsvis rapportering stort.
Informationsflödet till myndigheter har dessutom underlättats då Försäkringskassan, Kronofogden och A-kassan får direktåtkomst till anställdas uppgifter om lön och skatt via Skatteverket som de innan har behövt kontakta arbetsgivarna för att nå.
