Oavsett vart du befinner dig hjälper vi dig att digitalisera ditt flöde.
E-faktura – det nya normala
Vad är en e-faktura?
E-faktura är en faktura som du skickar, tar emot och behandlar helt elektroniskt. Den skapas direkt i ekonomisystemet och skickas sedan till ett annat ekonomisystem. Inga mellanhänder behövs och fakturan behandlas utan manuell påläggning. Den skiljer sig väsentligt mot pdf-fakturan, som ofta blandas ihop med e-fakturan. En pdf-faktura är en inläst bild som skickas via mail, den hanteras manuellt.
Är du analog, digilog eller digital?
I vår jämförelsetabell ser du hur digitalt du jobbar idag. Kanske arbetar du fortfarande med pappersfaktura eller så har du redan implementerat e-faktura i din verksamhet. Troligtvis tillhör du den största delen av företagare som jobbar i en kombination, så kallat digilogt.
Leverantörsfakturor
| HUR JOBBAR DU | |
|---|---|
| Analogt | Digilogt |
| Tas emot som pappersfakturor. Du behöver hämta post, sprätta, kopiera, stansa in manuellt. | |
| Tas emot både i papper och som pdf. Skrivs oftast ut som papper för att stansas in manuellt. | |
| Tas emot som pdf och ibland som e-faktura. Ett systemstöd hjälper dig med fakturatolkning. Du behöver ej stansa manuellt. | |
| Grattis! Alla fakturor tas emot som e-faktura. Dessa hamnar direkt i ekonomisystemet med fakturauppgifterna ifyllda. | |
Kundfakturor
| HUR JOBBAR DU | |
|---|---|
| Analogt | Digilogt |
| Skapas i ett ekonomisystem eller Word och skrivs ut på papper, läggs i kuvert, adresseras, frankeras och postas. | |
| Skapas i ett ekonomisystem och mailas till mottagaren eller skickas på papper. | |
| Skapas i ett ekonomisystem och mails till mottagaren. Någon enstaka skickas som e-faktura. | |
| Skapas i ett ekonomisystem där samtliga skickas som e-fakturor. | |
Attestering
| HUR JOBBAR DU | |
|---|---|
| Analogt | Digilogt |
| Delas ut manuellt till attestanter för fysisk attestering. | |
| I vissa fall fysiskt och i vissa fall digitalt. | |
| Sker digitalt med hjälp av systemstöd. Du slipper jaga attestanter för attest. | |
| Sker direkt i ett förutbestämt digitalt attestflöde. Som ekonom granskar du endast avvikande fakturor. | |
Arkivering och återsökning
| HUR JOBBAR DU | |
|---|---|
| Analogt | Digilogt |
| I pärmar eftersom de ska arkiveras i det format som du tog emot dem i. | |
| Vanligtvis analogt i pärmar trots att fakturan inkommit digitalt. | |
| Arkiveras digitalt och hittas lättast både av ekonom och attestant. | |
| Arkiveras digitalt och hittas lättast både av ekonom och attestant. | |
Ta del av artiklar i vår kunskapsbank
KUNSKAP & INSPIRATION
Är ni med och når Sveriges mål?
Mathilda Kallberg är Hogias expert på digitala fakturaflöden. Hon berättar om fördelarna med e-faktura.
Läs merKUNSKAP & INSPIRATION
"Vi behöver ett gemensamt arbetssätt för fakturahantering".
Hogias e-fakturaexpert Louise Westberg, berättar att EU- standard och obligatorisk e-faktura snart blir verklighet.
Läs merKUNSKAP & INSPIRATION
E-faktura är det nya normala
Louise Westberg, e-fakturaexpert på Hogia, berättar om målen för e-faktura och om de stora fördelarna för företag.
Läs merKUNSKAP & INSPIRATION
SFTI slutar rekommendera Svefaktura-formatet.
KUNSKAP & INSPIRATION
Elektronisk fakturering – ordlista
Peppolfaktura, förhandsgodkännande och DIGG. Vi reder ut alla krångliga begrepp kring digitala fakturaflöden.
Läs merHur kan du öka dina e-fakturaflöden? Tre tips från experten!
- Stäm kontinuerligt av med kunder och leverantörer om de kan ta emot och skicka e-fakturor.
- Gör det enkelt för kunder och leverantörer att hitta era uppgifter. Publicera dem på hemsidan och ha med dem som en kommentar i mailsignaturen.
- Ställ krav på kunder och leverantörer och förklara att e-faktura är det format ni vill använda er av.
En support i världsklass
Ifall du undrar över något kan du alltid höra av dig till oss på supporten. Ingen fråga är för stor eller för liten. Vi hjälper dig mer än gärna.
