Storföretag och offentlig sektor bör ta täten inom e-fakturering!

Olika utmaningar för olika aktörer

För offentlig sektor och större företag är ett vanligt hinder att de har lösningar och avtal som inte stödjer utgående e-fakturor till små och medelstora företag. Statliga myndigheter använder i relativt hög grad e-fakturor vid fakturering till andra offentliga aktörer, enligt Myndigheten för digital förvaltning, men för utgående fakturor till privata aktörer är andelen e-fakturor betydligt lägre.

Bland mindre företag är ett vanligare problem just den utbredda användningen av PDF-faktura som skickas med e-post. En annan utmaning för mindre företag är att större aktörer ofta har specifika krav för e-faktura som upplevs krångliga att uppfylla.

Fakturor från större aktörer till enskilda firmor, som utgör 46 procent av alla företag, skickas ofta digitalt till företagarens internetbank. Då hamnar de inte i företagets ekonomisystem utan måste läggas in manuellt, vilket är ytterligare ett problem.

Sammantaget är det dock varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som är de största hindren för användning av e-faktura. Det handlar snarare om invanda rutiner och okunskap.

Vägen mot 80 procent e-fakturor

En ny rapport från Nätverket för elektroniska affärer (NEA) slår fast att det finns mycket kvar att göra för att skynda på utvecklingen mot smartare digitala affärer för alla företag. Nätverkets målsättning är att år 2024 nå 80 procent e-fakturor i handel mellan företag, liksom mellan företag och det offentliga. Det ligger i linje med den mellanstatliga organisationen Nordic Smart Government and Business, som eftersträvar att 80 procent av alla fakturor i de nordiska länderna ska vara digitala år 2024. 

Fördelarna med e-fakturor är många, men tre av de viktigaste skälen är hållbarhet, enkelhet och säkerhet. Här är förslagen från NEA för att Sverige ska nå målet om 80 procent e-fakturor år 2024: 

• Offentligt ägda företag och myndigheter bör visa vägen och ha som norm att skicka e-fakturor till små och medelstora företag. Myndigheten för digital förvaltning bör förankra att e-faktura verkligen skickas till alla de företag som redan är uppsatta för e-faktura i etablerade system, exempelvis internationella Peppol. Det kan ske genom kunskapsspridning, stöd och utökad lagstiftning.
  
  
• Stora företag behöver ta sitt ansvar som förebilder i näringslivet. De bör därför som standard skicka e-fakturor till alla sina företagskunder som valt att ta emot e-faktura, oavsett storlek.
  
  
• Staten bör kartlägga hur stor andel av svenska fakturor som skickas elektroniskt hela vägen. En nollmätning är en förutsättning för att förstå hur vi bäst ska ta oss an arbetet med att nå vårt mål.

 
Offentlig sektor och storföretag har mest kraft och möjlighet att skynda på utvecklingen. De skulle samtidigt göra en viktig insats för ett motståndskraftigt svenskt näringsliv med bättre förutsättningar att klara oroliga tider. I dag har de standardiserade affärssystemen redan stöd för e-fakturering. När lågkonjunkturen hotar är det extra viktigt att företag inte lägger resurser på onödig administration, att fakturor betalas i tid och att alla företag har en rättvisande bild av sin ekonomi. 

Vinsterna med e-fakturering

Att fakturera elektroniskt är självklart för många. Men en stor andel företag och myndigheter skickar fortfarande fakturor på papper eller i format som inte fungerar för elektronisk hantering hela vägen. Det leder till sämre säkerhet, minskad kontroll i företagen och slöseri med tid och resurser. Inte sällan krävs även manuellt arbete för att föra in fakturan i ekonomisystemet, vilket tar tid. Tidsvinsten för att hantera en e-faktura jämfört med andra format uppskattas av Ekonomistyrningsverket till mellan 10 och 20 minuter per faktura. Med över 800 miljoner skickade fakturor i Sverige varje år kan den sammantagna tidsvinsten bli enorm när vi allt mer går över till e-fakturering. 
När företagare automatiserar allt mer av det som förut var pappersarbete kan de lägga tiden på att utveckla verksamheten, växa och anställa fler. Hela samhället tjänar på att e-fakturor blir normen. Varje faktura räknas.

Läs mer om e-fakturor och anmäl dig till vårt webbinarium E-faktura – det nya normala.

Prata digitala fakturaflöden och e-faktura med vår expert Emma Gustafsson 0303-72 56 81, emma.gustafsson@hogia.se